Wachstum erfordert neue Büroorganisation

Fliegengitter Hauck ist Spezialist für die Planung, Produktion und Montage von Insektenschutzgittern für Türen und Fenster. Das im pfälzischen Haßloch ansässige Unternehmen ist in den letzten Jahren kontinuierlich gewachsen und beschäftigt nunmehr 15 Mitarbeiter. Dieses Wachstum erforderte eine neue Büroorganisation. infra-struktur konnte dabei perfekt unterstützen.

Vormals verwaltete Fliegengitter Hauck interne Daten, wie Termine, E-Mails, Dokumente, Adressen oder das Telefonbuch in unterschiedlichen Software-Lösungen zur Büroorganisation. Die Informationen waren nicht vernetzt. Doppelter Pflege- und Zeitaufwand für das Aufrufen der Daten waren die Folge. Notizen tauschten die Mitarbeiter durch eine Vielzahl unübersichtlicher, kleiner „Fresszettel“ aus. „Wir haben erkannt, dass wir ‒ bedingt durch unser Wachstum ‒ unsere Arbeitsabläufe und die Büroorganisation neu strukturieren müssen. Klare Strukturen, die die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander steuern und transparenter machen, waren gefragt“, erinnert sich Inhaber Martin Hauck.

„Per iPhone sind meine Mitarbeiter und ich immer, von überall aus, auf dem aktuellsten Stand.“

infra-struktur sorgt für Transparenz und Struktur

Auf einer Veranstaltung der Kommunikationsagentur meomix aus Neustadt-Duttweiler lernte das Unternehmen infra-struktur kennen. „Mir war sofort klar, dass wir mit dieser Software unsere Büroorganisation und Informationsflüsse besser steuern und Abläufe dauerhaft regeln können“, sagt Martin Hauck überzeugt. Ruft er zum Beispiel den Datensatz eines Kunden auf, sieht er sofort, welches Insektenschutzgitter dieser gekauft hat, mit welchem Kollegen er was besprochen hat, welche Informationen dazu an ihn per E-Mail verschickt wurden, wann die Montage durchgeführt wurde u.v.m.

Das Ende der gelben Zettel

Handschriftliche Notizen, wie z. B. Inhalte von Telefongesprächen, werden dank infra-struktur nun direkt digital in der Software erfasst, automatisch verknüpft und auf Wunsch an andere Mitarbeiter weiterdelegiert. „Gelbe Zettel” gibt es keine mehr. „Dank dieser Transparenz ist unsere Vertretungsregelung jetzt ein Kinderspiel. Denn in der Kontakthistorie kann jeder meiner Mitarbeiter lesen, was zuletzt mit dem Kunden vereinbart wurde. Und das Beste ist, dass ich jederzeit von überall aus auf die Infos zugreifen kann“, freut sich der Inhaber.

Weiterempfehlen? Auf jeden Fall!

Martin Hauck zieht sein Resümee: „Unsere Erwartungen wurden voll erfüllt. Ich weiß, alle Informationen und zu erledigenden Aufgaben sind dokumentiert und delegiert. Das bedeutet für mich eine enorme Entlastung und das gute Gefühl, den Kopf frei zu haben.“

Projektsteckbrief

Projektziele & Lösung
Fliegengitter Hauck wollte seine Software-Landschaft modernisieren. Die vielen Insellösungen sind nun dank infra-struktur alle in einer Büroorganisation integriert. Alle Informationen zu Kunden, wie z. B. E-Mails, Anrufe, Dokumente und Termine sind nun strukturiert abgelegt und können schnell von allen Mitarbeitern gefunden werden. Zudem wurde die Unternehmenskommunikation digitalisiert und die „gelben Zettel“ abgeschafft .

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