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Video: Arbeiten mit eMail Sammelpostfächern

14. August 2017

How-to-Video: Arbeiten mit eMail Sammelpostfächern

Neue Funktion „eMail übernehmen“

Arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen auch mit Sammelpostfächern wie z. B. kontakt@ihrefirma.de, info@ihrefirma.de oder support@ihrefirma.de? Und kommt es da auch immer wieder zu Missverständnissen und Doppelbearbeitungen, weil die Zuständigkeiten nicht klar geregelt sind? Die neue Funktion „eMail übernehmen“ schafft nun Abhilfe bei diesem Problem.

Probleme beim Arbeiten mit eMail Sammelpostfächern

„Soll ich die eMail jetzt bearbeiten oder ist da gerade schon mein Kollege dran?“ Diese und ähnliche Fragen sind Klassiker im Bearbeitungsprozess von eMail Sammelpostfächern. Mit der Funktion „eMail übernehmen“ schaffen Sie nun Transparenz.

Diese Funktion ist speziell für eMail-Postfächer konzipiert, auf die mehrere Mitarbeiter im Unternehmen Zugriff haben. Das sind z. B. typische eMail-Sammelpostfächer wie Info-, Kontakt- oder Support-Adressen.

Im Hintergrund dieser eMail-Adressen sitzt nicht nur EINE Person, sondern ein Team aus mehreren Kollegen, die nach Absprache die eingehenden eMails bearbeiten.

Aber genau bei der ABSPRACHE entstehen häufig Missverständnisse. Wer ist zuständig? Bearbeitet das gerade schon jemand anderes??? Wer kümmert sich?

Diese Funktion hilft Ihnen dabei, diesen Missverständnissen vorzubeugen und damit

  • Doppelbearbeitungen zu vermeiden
  • Zuständigkeiten klar zu regeln
  • Und ein transparentes Arbeiten im Team zu schaffen

eMails aus einem Sammelpostfach zur Bearbeitung übernehmen

Mit der Funktion „eMail übernehmen“ können Sie, kurz gesagt, eine eMail aus dem Sammelpostfach herausnehmen und für die anderen damit automatisch als erledigt markieren.

Und so funktioniert`s.

Nehmen wir an, Sie arbeiten im Support. Ihr Team besteht aus 3 Kollegen, die alle auf das gemeinsame eMail-Sammelpostfach support@infra-struktur.de zugreifen. Jetzt schreibt Ihr Kunde Karl König eine eMail an dieses Sammelpostfach. Wie Sie sehen, sind beide Status auf rot, d. h. alle Kollegen sehen diese eMail im Status rot auf deren Startseite.

Weil Sie gerade Zeit haben, entscheiden Sie jetzt, die eMail schnell zu beantworten.

Also klicken Sie einfach auf „eMail übernehmen“. Jetzt passieren 3 Dinge:

  1. Automatisch wird der Status für Ihre anderen Kollegen aus dem Support-Team auf grün gesetzt und die eMail verschwindet von deren Startseite. Damit ist die eMail für Ihre Kollegen erledigt.
  2. Ihr eigener Status wird auf rot gesetzt, bzw. bleibt auf rot. Nur Sie haben die eMail jetzt noch rot auf Ihrer Startseite.
  3. Anhand Ihres Benutzerkürzels sehen Sie, dass Sie die eMail zur Bearbeitung übernommen haben.

Noch Fragen? Oder möchten Sie selbst ein eMail Sammelpostfach anlegen?

Haben Sie Fragen zu dieser Funktion oder möchten gerne selbst ein Sammelpostfach einrichten? Dann sprechen Sie gerne unser Support-Team an. Schicken Sie einfach eine eMail an support@infra-struktur.de.

 

Weitere hilfreiche Videos zur Nutzung der infra-struktur finden Sie hier.

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