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Terminverwaltung und Kalender

Kalender und TerminverwaltungFunktionen der Terminverwaltung

  • Überblick über alle Termine – auch der Kollegen
  • Multikalenderfunktion – mehrere Kalender parallel ansehen
  • Termine mit Kunden oder Projekten verknüpfen
  • Termine für andere Kollegen vereinbaren
  • Meetings planen und Teilnehmer einladen
  • Verfügbarkeitsprüfung von Teilnehmern
  • Ressourcen (z. B. Räume, Maschinen, Mitarbeiter) verwalten
  • Wiederholungs- und Serientermine
  • Erinnerungs- und Benachrichtigungsfunktion für Termine
  • Termine mit Bestätigungsfunktion
  • Termine auf Smartphone abbonieren
  • Definition eigener Termintypen mit farblicher Unterscheidung

Kalender und Terminverwaltung

Spätestens wenn Sie mehr als 2 Mitarbeiter im Unternehmen sind, wird die zeitliche Planung und Einteilung von Ressourcen oft schwierig, weil Aufgaben koordiniert und freie Zeitfenster gefunden werden müssen und viele Absprachen nötig sind. Sind Ihre Mitarbeiter dann auch noch unterwegs oder verteilt auf verschiedene Standorte, wird die Terminverwaltung zusätzlich erschwert. Mit infra-struktur haben Sie Ihre Terminverwaltung und Ihren Kalender stets dabei. Dank der Cloud- und Real-Time-Technologie sehen Ihre Kollegen die neuen Termine in dem Moment, wo Sie auf „Speichern“ klicken. Planen Sie so einfach von überall aus Kundentermine, Meetings oder Besprechungen.

 

 

Terminverknüpfung mit Kunden oder Projekten

Termin im Kalender mit Kunde oder Projekt verknüpfenTermine erfordern häufig Vorbereitung. Dokumente müssen aufbereitet und zum Termin mitgebracht werden. Verknüpfen Sie in Ihrem Kalender einfach Ihre Termine mit digitalen Kunden– oder Projektakten, so dass Sie und die anderen Teilnehmer des Meetings mit einem Klick schnell darauf zugreifen können. Oder verknüpfen Sie Termine z. B. mit dem Projekt „Akquise“, so dass Sie am Ende des Monats beispielsweise direkt sehen können, wieviel Stunden für Akquise angefallen sind.

Multikalenderfunktion - mehrere Kalender parallel einsehen

Freie Zeitfenster im KalenderSie möchten freie Zeitfenster im Kalender Ihres Teams finden, um eine gemeinsame Besprechung zu terminieren? Dann lassen Sie sich per Multikalenderfunktion die Kalender mehrerer Kollegen gleichzeitig anzeigen und finden so bequem freie Zeiträume für Besprechungen und Meetings, an denen alle Kollegen teilnehmen können.

Termine für andere Kollegen vereinbaren

Teilnehmer zu Terminen hinzubuchen und einladenTragen Sie nicht nur Termine für sich selbst ein, sondern wählen Sie bequem aus der Teilnehmerliste Personen aus, die den Termin aktiv wahrnehmen sollen oder ihn nur rein informativ im Kalender hinterlegt bekommen sollen. So kann auch z. B. Ihre Assistentin einfach und schnell Termine für Sie oder andere Kollegen verwalten. In der Teilnehmerliste können Sie anhand der roten Markierung darüber hinaus auch direkt sehen, wenn ein Kollege zum gewünschten Termin nicht verfügbar ist.

Weitere Funktionen

Erinnerungs- und Benachrichtigungsfunktion für Termine

Erinnerung und Benachrichtigung an Termine im Kalender

Sie müssen nicht alles im Kopf haben. Ihre infra-struktur merkt sich alles für Sie. Die Software erinnert Sie frühzeitig an wichtige Termine, so dass Sie nichts mehr vergessen können. Sie selbst bestimmen, wieviel Vorlauf Sie benötigen und wann Sie erinnert werden möchten.

Termintypen - farbliche Unterscheidung von Terminen

Termintypen und Terminkategorien im Kalender definierenDefinieren Sie eigene Standardtermine – so genannte Termintypen – für Ihr Unternehmen, um Termine zu kategorisieren. Definieren Sie z. B. einen Termintyp „Vertriebsmeeting“ in der Farbe grün, jeden Montag von 09:30 – 10:30 Uhr. Per Wiederholungsfunktion lassen sich regelmäßige Termine  bspw. für ein Jahr festlegen. Stundenerfassungen Ihrer Mitarbeiter lassen sich darüber auch einfach und schnell erfassen und direkt zu bestimmten Projekten zuordnen.

Teilnehmer einladen mit Bestätigungsfunktion

Kalender TerminbestaetigungPlanen Sie bequem und einfach ihre Meetings, buchen Sie verfügbare Teilnehmer aus der Teilnehmerliste hinzu und fordern von ihnen automatisch eine Bestätigung des Termins an. So sehen Sie schnell, wer teilnehmen kann oder nicht und können Ihre Ressourcen besser planen.

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