Die Softwareauswahl ist riesig
Du hast dich sicherlich schon mit verschiedenen Softwarelösungen auseinandersetzen müssen. Egal ob Warenwirtschaftssysteme, ERP, CRM oder XRM-Programme für die Unternehmenskommunikation. Die Softwareauswahl wird vermehrt über Plattformen, die einen Softwarevergleich anbieten, gesteuert, um für mehr Transparenz zu sorgen.
Was erst mal positiv klingt, kann schnell problematisch werden. Denn die Gefahr ist groß, dass du dein eigentliches Ziel aus den Augen verlierst und Funktionen miteinander vergleichst, die du gar nicht kennst oder gar nicht brauchst. Aber wenn eben die obligatorische „Kaffeetasse on top“ dabei ist, dann entscheidet man sich schnell dafür, weil es nach mehr klingt. Das Resultat: Du legst dir Software zu, welche dir im Endeffekt gar nicht wirklich weiterhilft.
Wenn du bei deiner Suche den Fokus verlierst, bringen dir die ganzen Portale für Softwarevergleich auf lange Sicht gesehen keinen effektiven Mehrwert. In Zukunft wird dir die Softwaresuche deutlich leichter fallen, wenn du die folgenden Tipps befolgst:
Softwareauswahl nach Kategorien
Bevor du dich auf die Suche nach nützlichen Tools machst und dir Angebote ansiehst, frag dich erst einmal selbst:
„Was sind die aktuellen Themen, die ich ändern möchte?“
„Wie und was soll sich an dieser Situation ändern?“
Wenn du dich mit einem konkreten Ziel auf die Suche machst, wirst du wesentlich schneller die richtige Software für deine Zwecke finden. Um dir den organisatorischen Aufwand etwas zu erleichtern, kannst du verschiedene Kategorien aufstellen. Anhand dieser Kategorien kannst du nun überprüfen, wo es tatsächlich Veränderung braucht.
Eine solche Auflistung von Kategorien für den Softwarevergleich kann beispielsweise so aussehen:
- Buchhaltung
- Branchenspezifische Systeme, z. B. Fensterbau
- Warenwirtschaftssysteme
- Kundenverwaltung (XRM / CRM)
- Kommunikation & Unternehmensorganisation (XRM)
Diese Liste ist nur ein kleines Beispiel und soll dir als Inspiration für die Softwareauswahl dienen. Hier gilt es den Individualfall zu beachten. Jedes Unternehmen ist anders und besitzt eigene Prioritäten. Fang also an, deine Kategorien und Listen zu erstellen, zu gewichten und werfe immer wieder einen Blick darauf, welche Probleme du tatsächlich lösen möchtest.
Softwareauswahl durch persönliche Beratung
Du solltest dir vorher also ausreichend Gedanken darüber machen, welches Problem du eigentlich lösen möchtest und wie eine Lösung aussehen soll, also wie du dieses Problem bestmöglich gelöst bekommst. Wenn dir letztlich die Erfahrung fehlt, um deine Gedanken wirklich bis ins kleinste Detail zu sortieren, dann hol den Softwarehersteller / Dienstleistern an Bord und lass dich individuell zu deinen Punkten beraten.
Auch wenn Produktvideos, Demoversionen und Beschreibungen immer besser werden, eine geführte und persönliche Tour mit einem Experten wird dir da deutlich mehr Antworten auf deine Fragen liefern. Mal ganz davon abgesehen, dass man direkt zu weiteren Möglichkeiten und zielgenau auf deine Themen nach Lösungsansätzen schauen kann, damit du von deren Erfahrung profitieren kannst. Zudem erhältst du so auch einen Eindruck von den Menschen hinter der Software, mit denen du ja letztlich auch zusammenarbeiten wirst. Die Entscheidung zu deiner Softwareauswahl sollte sich also nicht nur auf das „Werkzeug“ Software beziehen, sondern auch bewusst damit einhergehen, ob du mit dem Unternehmen zusammenarbeiten möchtest.
Softwarevergleich mit dem Team
Du kannst nicht alles auf dem Schirm haben, also nimm dir 1-2 Mitarbeiter dazu, die dich bei der Entscheidung begleiten. So kann von vornherein mit verschiedenen Blickwinkeln die mögliche neue Software bewertet werden. Ziel ist es, die für euch beste „Schnittmenge“ zu finden, also mit welcher Lösung lassen sich viele eurer Probleme gut lösen. Es geht nicht darum, alles „perfekt“ zu haben, die eierlegende Wollmilchsau gibt es auch beim Thema Software nicht! Gut, gibt es schon, wenn du die Software maßgeschneidert nach deinen Wünschen von A bis Z entwickeln lässt. Der dahinter liegende Kostenpunkt dürfte für die meisten Unternehmen jedoch nicht realisierbar sein.
Um dir und deinen Kollegen die richtige Software für eure Arbeit zu liefern, ist also eine enge Zusammenarbeit und eine noch bessere und offene Kommunikation mit den passenden Kollegen äußerst wichtig. Nur so leistest du dir beim Softwarevergleich keinen Fauxpas oder noch viel schlimmer: Nach endlosen Gesprächen und der Suche nach der „perfekten“ Software bleibst du einfach beim Alten und sitzt alle Probleme aus. Früher oder später muss eine Entscheidung gefällt werden, die dich weiterbringt!
Erweiterbarkeit Bei Softwarevergleich ist wichtig
Einige Fragen, die du dir bei der Softwareauswahl stellen solltest:
„Passt die Software auch noch zu uns, wenn wir wachsen oder gewisse Prozesse sich verändern?“
„Wie flexibel ist das System?“
„Gibt es Erweiterungen, z. B. die Anbindung bestehender Systeme wie unsere ERP, Warenwirtschaft oder Telefonanlage?“
Warum das so wichtig ist: Dein Unternehmen untersteht einem regelmäßigen Wandel. Deine Produktpalette ändert sich, die Anzahl deiner Mitarbeiter, dein Geschäft expandiert etc. Aus diesem Grund sollte auch deine Softwarelösung flexibel erweiterbar sein. Diese Möglichkeit wird für dich auf lange Sicht gesehen günstiger kommen, als dir ständig neue Programme zuzulegen. Schließlich sind wir alle Gewohnheitstiere. Wir wollen uns doch nicht jedes Jahr mit einem komplett neuen „Fundament“ in Form von Softwarelösungen auseinandersetzen, wo man doch gerade erst warm geworden ist.
Was sagen andere über die Software?
Wie auch bei der Auswahl eines neuen Restaurants: Was sagen andere im Internet zu der Software oder noch viel wichtiger zu dem Unternehmen dahinter? Gibt es Bewertungen, Rezensionen oder Anwenderberichte? Kannst du vielleicht sogar mit denjenigen sprechen, die das Unternehmen bewertet haben? Ergibt alles in allem für dich ein „rundes Bild“? Falls ja – Glückwunsch! 
Abschließend lässt sich sagen, dass der Softwarevergleich ein wichtiger und essenzieller Punkt ist, welchen du keinesfalls vernachlässigen solltest. Stecke hier auf jeden Fall ausreichend Planung und Organisation rein und lass dich auf jeden Fall direkt vom Softwaredienstleister-/hersteller ausführlich beraten.
