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Paul geht entspannt in den Weihnachtsurlaub

21. Dezember 2017

Paul entspannt im BüroWeihnachtsurlaub mit Entspannungsgarantie

Wer kennt das nicht? Der Urlaub in der Karibik ist gebucht, der neue Bikini gekauft, die Vorfreude steigt Tag für Tag. Und dann das! Zwei Tage vor Ihrem Urlaub ist eine wichtige Aufgabe noch nicht erledigt, Ihre Kollegen haben noch tausend Fragen, bevor Sie weg sind. Und der Supergau: Mitten im Karibikurlaub ruft der Chef an, weil er den neuen Vertrag von Herr König nicht finden kann.

Paul arbeitet mit der Büromanagementsoftware „infra-struktur“. Mit der organisierten Urlaubsvertretung, geht er entspannt in seinen Weihnachtsurlaub. Warum – lesen Sie hier!

Pauls Vor-Weihnachtsurlaub-Schritte

Weihnachtsurlaub-Schritt 1: Aufgaben überblicken

Zwei Wochen vor seinem Urlaub erstellt Paul eine To-Do-Liste. Alle Aufgaben, die noch vor dem Urlaub erledigt werden müssen, notiert er auf einem Merkzettel in seiner infra-struktur. So hat er schon mal einen Überblick. Nach der Eisenhower-Methode sortiert er dann Aufgaben, die delegiert, terminiert und erledigt werden müssen.

Merkzettel To-Do Liste

Weihnachtsurlaub-Schritt 2: Wiedervorlagen und Erinnerungsfunktion

Als nächstes delegiert Paul Aufgaben an seine Kollegen. Mit infra-struktur kann er auch aus eMails oder Telefonaten mit einem Klick Aufgaben für seine Kollegen anlegen. Diesen Aufgaben fügt er terminierte Wiedervorlagen zu, sodass die Urlaubsvertretung rechtszeitig erinnert wird.

Paul weiß, dass sein Kunde Herr König erst wieder telefonisch erreichbar ist, wenn Paul im Urlaub ist. Dabei muss er mit ihm noch einen Vertragspunkt klären. Paul erstellt dafür einen Termin im infra-struktur Kalender, aber nicht für sich, sondern für seine Kollegin Frau Müller. Sie soll Herrn König anrufen. Damit Sie das nicht versäumt, fügt er eine rechtzeitige Erinnerung dazu.

Kalender mit Erinnerungsfunktion

Weihnachtsurlaub-Schritt 3: eMails autoglobalisieren

Da Paul bereits weiß, von wann bis wann er eine Urlaubsvertretung braucht, stellt er jetzt schon mal die eMail-Umleitung ein. Er hat mit Frau Müller abgemacht, dass sie ihn in dieser Zeit vertritt. Mit der Funktion „autoglobalisieren“ legt Paul heute fest, in welchem Zeitraum seine eMails an Frau Müller zur Bearbeitung weitergeleitet werden sollen. Die Einstellung läuft  von alleine aus, da Paul Start- und Endpunkt festgelegt.

eMail autoglobalisieren

Weihnachtsurlaub-Schritt 4: Telefonumleitung

Paul möchte nicht, dass seine Kollegen zusätzlich von Anrufen, die an ihn gerichtet sind, gestört werden. Er weiß, dass seine Kollegen genug zu tun haben mit seinen delegierten Aufgaben und eMails. Deswegen stellt er in seiner Urlaubsvertretung auf das integrierte Call Center um. Das bedeutet, alle Anrufe, die an seine Durchwahl gerichtet sind, werden von einem freundlichen Call Center Mitarbeiter angenommen und für ihn in seiner infra-struktur hinterlegt. Sollten die Kollegen im Büro bereits im Telefongespräch sein, werden weitere Anrufe auch an das Call Center weitergeleitet. Jeder Mitarbeiter kann dann im Anrufmanager sehen, wer angerufen hat, was besprochen wurde, für wen der Anruf war und wo ein Rückruf gewünscht ist.

Besonders gut gefällt es Paul, dass die Anrufer die Weiterleitung in das Call Center gar nicht bemerken. Der Anrufannehmer im Call Center meldet sich im Namen der Firma. So ist der Kunde zufrieden, weil er direkt jemanden erreicht hat uns sein Anliegen losgeworden ist.

Weihnachtsurlaub-Schritt 5: Puffer-Tag anlegen

Haben Sie dann die letzten Urlaubstage doch noch entspannt verbringen können, wird Ihnen das Feeling spätestens am Tag der Rückkehr ins Büro geraubt. 114 eMails, 63 Rückrufe, wichtige Dokumente wurden nicht verschickt und warten auf Ihre Bearbeitung. Stress pur!

… das gehört für Paul der Vergangenheit an. Er blockiert den ersten Tag nach seinem Urlaub für eMails & Co. Für Außenstehende ist er quasi noch immer im Urlaub. Anrufe werden immer noch weitergeleitet. Kollegen können ihm keinen Termin für den Tag anlegen. Paul arbeitet sich wieder ungestört in den Büroalltag ein.

Genießen Sie die freien Tage im Weihnachtsurlaub, Sie haben es sich verdient. Danach geht es entspannt wieder an die Arbeit – mit infra-struktur.

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