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Zuhause ist es am tollsten, viel cooler, viel besser als im Büro. Ich kann mich voll und ganz auf meine Aufgaben konzentrieren. Zudem kann ich mich nun auch liebevoller um meine Kaffeemaschine kümmern.

Ich bin mir sicher, dass sich die meisten von euch zuerst sehr darüber gefreut haben von Zuhause aus zu arbeiten. Kein stockender Verkehr auf dem Weg zur Arbeit, keine Hektik im Bad. Morgens aufstehen, in die Jogginghose schlüpfen, keine lustigen Bemerkungen von Arbeitskollegen „wie fertig ich doch heute aussehe“, weil mein Kind die Nacht zum Tag gemacht hat. Einfach in Ruhe einen Kaffee trinken und den Arbeitstag gelassen starten. Ein Traum!

Aber auf Dauer ist das nichts

Mir fehlt was. Ziemlich viel sogar, um vernünftig arbeiten zu können.

Wo ist denn die Mail von Timo hin? Die wollte er mir doch gestern weiterleiten.

Hat Katharina schon mit dem neuen Kunden telefoniert und wie sind die verblieben?

Ist der Vertrag, den ich letzte Woche Frau Wagner zugeschickt habe, soweit fertig oder muss ich da noch handeln?

Die Infos habe ich im Büro auch nicht immer sofort parat. Aber das eine oder andere ergibt sich dann doch, wenn man seine Kollegen täglich sieht, sich spricht und austauscht. Sicherlich nicht perfekt, aber einfacher als jetzt. Ja, ich kann mich zwar irgendwie besser auf meine eigentlichen Aufgaben konzentrieren, es entstehen aber unheimlich viele Nebengeräusche, die mir und meinen Kollegen das Leben schwer machen.

Ich muss gefühlt dauerhaft mit einem meiner Kollegen Rücksprache halten, wir telefonieren und mailen deutlich mehr, damit wir uns mit den passenden Infos synchronisieren… dabei will ich doch einfach nur meine Arbeit machen.

Über Arbeiten 4.0, neue Arbeitswelt und Co haben wir schon alle was gehört
und was heißt das?

Natürlich ist es auf der einen Seite besser im Büro zu arbeiten, da man alles vor Ort und in der Nähe hat. Seien es Unterlagen, Notizen, Ordner oder Kollegen, die man auch bei Fragen oder ähnlichen direkt ansprechen kann.

Wenn man digital nicht vernünftig ausgestattet ist, geht ja ohnehin schon eine Menge Zeit drauf, um nach Informationen zu suchen. Im Homeoffice wird es mir aber erst so richtig bewusst. Mir wird der Spiegel vorgehalten. Es fehlt der direkte Zugriff auf diverse Dokumente und Unterlagen, also rufen wir uns gegenseitig wegen jedem Kleinkram an, schicken uns Dateien per E-Mail hin und her…

Per Telefon geben wir uns gegenseitig die fehlenden Informationen weiter, die der andere nicht hat und auch nicht haben kann – es fehlt deutlich an Transparenz.

Du kennst das sicherlich und weißt, wie zeitaufwändig das ist – für dich aber natürlich auch für deine Kollegen – ihr sitzt ja im selben Boot! Gemeinsam kurbelt man also am Stressfaktor und der liegt dann wieder sehr hoch.

Was ist, wenn plötzlich alle ins Homeoffice müssen?

Wer hilft dir dann? Niemand! Dann bist du aufgeschmissen und deine Kollegen ebenfalls. Das ist das Schlimmste was euch passieren kann. Wenn du in dieser Situation steckst, dann kann ich dir nur empfehlen, dir Gedanken darüber zu machen, wie man dies in Zukunft ändern kann. Wie kann man dir am besten helfen? Wie kann man dir und deinen Arbeitskollegen dabei helfen, euren Arbeitstag im Homeoffice aber natürlich auch nachhaltig im Büro einfacher zu gestalten und somit besser organisieren? Mit diesen Fragen haben wir uns vor Ewigkeiten auch beschäftigt und wir haben Lösungen gefunden, die uns und dir das Leben einfacher machen.

Die Kommunikation ist in einem Unternehmen das A und O.
Aber wie läuft das ganze eigentlich ab?

Im Büro telefonierst du mit deiner Durchwahl – und Zuhause? Anonym mit deinem Handy oder sogar mit deinem Festnetztelefon? Es erweist sich als schwierig, geschäftliche und private Telefonate auseinander zu halten. Die neuste Technik ermöglicht dir, von Zuhause und von jedem Ort der Welt aus mit deiner Firmen-Durchwahl deine Kunden zu erreichen – als wärst du noch im Büro!

Bist du da schon dran?

Es kann schon mal vorkommen, dass mehrere Kollegen gleichzeitig an ein und derselben E-Mail oder Aufgabe vom Kunden arbeiten, weil die Kommunikation in diesem Fall fehlgeschlagen ist.

Du rufst ja auch nicht durchs Büro:

„Wer arbeitet gerade am Angebot für Herrn Schmidt?“

Eine zentrale Übersicht wäre die Lösung. Ein „virtueller Schreibtisch“, indem du alle Aktivitäten von allen Kunden, Lieferanten, Projekten und Arbeitskollegen nachverfolgen kannst. Von Anrufen bis hin zu E-Mails. Das würde die Arbeit erleichtern und ein doppelter Aufwand wäre damit vermieden.

Mal eben nachschauen

In diesem „virtuellen Schreibtisch“ sind nicht nur der E-Mail-Verkehr und die Anrufhistorie sichtbar. Wie oben schon angesprochen, wäre eine zentrale Dokumentenablage eine Erleichterung für jedermann. Kein zeitaufwendiges Suchen, alles hat seinen richtigen Platz und ist von jedem Ort aus zu jeder Zeit zugreifbar. Es ist deutlich angenehmer, weil alles viel schneller bearbeitet werden kann. Und du kannst dem Kunden, auch wenn du eigentlich nicht im Thema bist, bei Fragen direkt weiterhelfen.

Schnell etwas mitteilen

Kennst du das? Du möchtest deinem Arbeitskollegen eben kurz was Wichtiges mitteilen, bist aber zu faul aufzustehen oder hast gerade so viel zutun, dass du keine Zeit hast rüber zulaufen? Was machst du dann? Anrufen? Aber was ist, wenn er gerade am Telefonieren ist? Zum Handy greifen und eben fix eine Nachricht schicken? Nein. Das solltest du am besten nicht tun. Es wäre doch viel einfacher eine Chat-Funktion auf deinem PC zu haben, in der du schnell und einfach wichtige oder auch unwichtige Dinge mit deinen Kollegen teilen kannst.

Hört sich doch gut an oder?

Wenn du bis jetzt in einem Unternehmen arbeitest und diese Möglichkeiten nicht hast, so angenehm zu arbeiten – warum dann nichts an der jetzigen Situation ändern? Es ist doch für euch alle das Beste, schnell und effektiv zu arbeiten – ob nun im Homeoffice oder eben im Büro.

Genau jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, etwas an den aktuellen Umständen zu ändern.

Also? Worauf wartest du?

Hast du Lust in Zukunft eure Arbeit besser, einfacher und stressfreier zu machen? Sprich mit deinen Kollegen*innen, sprich mit deinem Chef und sprich mit uns 😊

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