Digitales Arbeiten im Team und sogar unternehmensweit ist bereits seit Jahren eine Option mit vielen Vorteilen, um sich besser zu organisieren. In der heutigen Zeit darf man es aber nicht mehr nur als „Option“ ansehen, um besser und einfacher zu arbeiten – Groupware und Kollaborationstools werden bald nicht mehr wegzudenken sein. Gemeinsam mit Kollegen (die vielleicht nicht mal im Büro sind) an Projekten arbeiten, ohne den Überblick zu verlieren? Das ist doch der kommende Zeitgeist.

Groupware und Kollaborationstools gehören in jedes Unternehmen

Gerade in Zeiten des ortsunabhängigen Arbeitens werden Kollaborationstools immer wichtiger und schaffen viele Möglichkeiten von überall zu arbeiten. Mitarbeiter benötigen dafür aber zeitgleich Zugriff auf Kunden- und Projektdaten, Anrufe, Dateien, E-Mails, Notizen und Co. Teilinformationen per E-Mail hin und her zu schicken endet meist mit dem Ergebnis, dass schließlich keiner der Beteiligten mehr weiß was der Stand der Dinge ist.
Genau hier kann Dir die passenden Groupware weiterhelfen.

Ortsunabhängig und jederzeit verfügbar

Seit ein paar Jahren gibt es nun Online-Dienste und Anwendungen die Abhilfe schaffen. Die Bearbeitungsschritte sind nachvollziehbar und jederzeit transparent, jeder Mitarbeiter kennt den aktuellen Stand der Arbeit.

Mitarbeiter sind nicht mehr an ihren Arbeitsplatz im Büro gebunden. Alle relevante Informationen sind online jederzeit verfügbar, ob im Homeoffice oder unterwegs auf einem mobilen Gerät. Der Arbeitsort kann da sein, wo der Mitarbeiter sich gerade befindet. Da flexible Arbeitsmodelle heute mehr und mehr die Regel werden, sind solche Möglichkeiten der Kollaboration besonders wichtig.

ortsunabhängiges Arbeiten

Unnötig komplex oder doch viel besser?

Es gibt eine Vielzahl an Lösungen, die bessere Zusammenarbeit im Team bzw. Unternehmen fördern.
Doch für welche soll man sich letztlich entscheiden? Viele Funktionen und Möglichkeiten hören sich zu Beginn sicher super an, bewirken aber letztlich häufig das Gegenteil: Es wird zu komplex, zu umfangreich und plötzlich sind viele Vorteile einer solchen Lösung dahin.

Sinnvoller ist es sich für eine Lösung zu entscheiden, die Deine individuellen Anforderungen bestmöglich abdeckt oder sogar auf Deine aktuellen Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.
Ändern sich Deine Bedürfnisse, dann passt Du einfach Deine individuelle Lösung an Deine neuen Begebenheiten an. So bleibt ein weiterer Systemwechsel erspart und somit auch unnötige Kosten, z. B. für die Einarbeitung und Schulung der Mitarbeiter*innen und natürlich eine Menge Nerven.

Am Ende profitierst Du und alle Mitarbeiter*innen, denn durch paralleles Arbeiten und transparente Kommunikation steigt sowohl die Geschwindigkeit als auch die Qualität. Kollaboration ist also gut fürs Unternehmen.

Kollaborationstools im Alltag

Ein wesentliches Kriterium für die Qualität der Groupware: Du musst direkt sehen können, was Sache ist.

Beispiel: Dein Kollege Meyer hat Dir zu Deinem Projekt mit der Firma Schmittker eine Rückrufbitte hingelegt, die sich auf die vorherige E-Mail des Kunden bezieht. Es geht um das Angebot vom 19.06., dass ihm jedoch Deine Kollegin Katharina zugeschickt hat…
Also musst Du dich nochmal fix im Projekt einlesen, die Kontaktdaten für den Rückruf raussuchen, auf dem Server nach dem Angebot vom 19.06. suchen, um festzustellen, dass Katharina es leider nicht dort abgelegt hat. Das ist weder für Dich, noch für Deinen Kunden eine gute Ausgangssituation.
Deutlich besser sieht es doch aus, wenn Du einen Mausklick entfernt von der Projekt- und Kundenhistorie bist und dort natürlich auch Zugriff auf das Angebot von Katharina als auch auf die Mail und Kontaktdaten hast.

Denn der eigentliche Zweck von Kooperationstools und Groupware besteht in der Vereinfachung und Erleichterung von Abläufen. Dabei ist entscheidend, dass nicht für jeden Unternehmensbereich eine Sonderlösung eingerichtet wird. Im Idealfall verbindet das Programm verschiedene Arbeitsbereiche und wird übergreifend und zentral im gesamten Unternehmen genutzt.

Beispiel

Dein Kollege Simon hat Dir zu Deinem Projekt mit der Firma Schmittker eine Rückrufbitte hingelegt, die sich auf die vorherige E-Mail des Kunden bezieht. Es geht um das Angebot vom 19. Juni, dass ihm jedoch Deine Kollegin Katharina zugeschickt hat …
Also musst Du dich nochmal fix im Projekt einlesen, die Kontaktdaten für den Rückruf raussuchen, auf dem Server nach dem Angebot vom 19. Juni suchen, um festzustellen, dass Katharina es leider nicht dort abgelegt hat. undecided Das ist weder für Dich, noch für Deinen Kunden eine gute Ausgangssituation.

Deutlich besser sieht es doch aus, wenn Du einen Mausklick entfernt von der Projekt- und Kundenhistorie bist und dort natürlich auch Zugriff auf das Angebot von Katharina als auch auf die E-Mails und Kontaktdaten hast. smile

Lust auf mehr? Einfach Demotour anfordern und wir zeigen Dir, wie einfach Kollaboration funktioniert

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