getting things done

Mit GTD erreichen Sie das Ziel: eine produktive Methode für alle Lebensbereiche

Erledigen Sie regelmäßig Aufträge in letzter Minute? Denken Sie schon über Termine für die nächsten Tage am Abend im Bett nach? Haben Sie das Gefühl, dass Sie Ihren Verpflichtungen nicht nachkommen können? Dann sind Sie ein idealer Kandidat für das Selbstverwaltungssystem Getting Things Done.

Getting Things Done (GTD) ist die Selbstverwaltungsmethode von David Allen, mit der Benutzer effizient und stressfrei arbeiten können. Die GTD Methode versucht, das gesamte tägliche Leben des Menschen mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu verbessern. Damit soll sowohl ein Blick auf verschiedene Themen als auch die Kontrolle über den Arbeitsablauf erreicht werden. Das Grundprinzip der Methode besteht darin, dass der Benutzer alle anstehenden Aktionen im Administrationssystem aufzeichnet und dadurch seinen Kopf für wichtigere Dinge frei macht, nämlich der Ausführung der aktuellen Aufgaben, ohne befürchten zu müssen, den Überblick zu verlieren oder andere Pflichten zu vernachlässigen.

Der amerikanische Produktivitätsberater David Allen entwarf das System und stellte es 2001 in seinem selbstbetitelten Buch „How to Succeed“ der Öffentlichkeit vor. Seit dieser Veröffentlichung hat Get Things Done Millionen von Anhänger auf der ganzen Welt gewonnen.

Getting Things Done Workflow – die Schritte

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Sammeln

Sammeln Sie alles, was Sie aufnehmen, an so wenigen Orten wie möglich

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Verarbeitung

Entscheiden Sie regelmäßig über alles, was Sie angesammelt haben – also ob Sie etwas tun müssen oder nicht. Schreiben Sie die Aktionen auf, die so schnell wie möglich ausgeführt werden sollen. Damit denken Sie nicht mehr darüber nach, worum es geht (über das gewünschte Ergebnis) oder wie Sie damit beginnen (wie Sie nächste Handlung starten).

Organisieren

Erfassen Sie alles am richtigen Ort in einem zuverlässigen System außerhalb Ihres Kopfes.

Überblick

Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Verfahrensweise auf dem neuesten Stand und in gutem Zustand ist, damit Sie sich darauf verlassen können.

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Tun Sie es

Entscheiden Sie, was Sie als Nächstes erledigen möchten, basierend auf Ihrer Umgebung (Kontext), Energie, Zeit und schließlich der Priorität.

Vier Listen der GTD Methode

Die GTD Methode basiert auf 4 Listen, die können mithilfe von Software als auch auf Papier verwaltet werden.

Aktionslisten 

Auf dieser Liste werden die „nächsten Schritte“ so formuliert, dass die zugehörige Aufgabe direkt gestartet werden kann, ohne erneut darüber nachzudenken (z. B. „Dokumente im Büro suchen“ anstelle der irrelevanten Aufgabe „Steuererklärung erstellen“). Abhängig von der Aufgabenanzahl ist es sinnvoll, die folgenden Aktionen je nach Kontext separat zu organisieren. Jede Person definiert die Namen einzelner Kontextlisten einzeln. David Allen empfiehlt, sie entsprechend den für die Ausführung der Aufgaben erforderlichen Ressourcen aufzurufen. Geeignete Namen für Kontextlisten sind beispielsweise “Telefon”, “Internet” oder “Auto”. Bei einer wöchentlichen Überprüfung werden alle Listen überprüft und aktualisiert.

Liste der Projekte

Alle Projekte werden hier aufgezeichnet. Projekte sind Aufgaben, die nicht in einem nächsten Schritt erledigt werden können. Ein Projekt sollten nach Möglichkeit attraktiv ausformuliert werden.

Kalender

Termine werden im Kalender aufgezeichnet. Nur zeitbezogene Aufgaben (Besprechungen, z. B. Meetings), tagesbezogene Aufgaben oder Zeitinformationen (z. B. Erinnerungen an Geburtstage oder Informationen zu Hotel für Geschäftsreisen).

Warte-Liste

Ein wichtiges Element von GTD, das für Manager besonders wertvoll ist, ist die Tatsache, dass zu Beginn des Workflows untersucht wird, ob die Tätigkeiten delegierbar sind. In diesem Fall wird die delegierte nachfolgende Verpflichtung in diese Liste eingetragen. Idealerweise wird hier auch die Übertragungszeit aufgezeichnet.

Die Implementierung von GTD beginnt mit einer Aufzeichnung aller offenen Baustellen. Laut David Allen umfassen diese Baustellen alle Maßnahmen, Ziele, Projekte und Verpflichtungen, die noch nicht umgesetzt wurden. Alle „Baustellen“ werden aufgezeichnet und in das System integriert.

Getting Things Done – 5 Phasen bei der Planung eines Projektes

Alle eingesammelten Elemente, die von mehr als einer Aktion beherrscht werden, sind als Projekte zu benennen. Zwei Beispiele für ein Projekt in Bezug auf GTD wären „ein Treffen mit Franko in der XYZ Bar zu arrangieren“ oder „eine Dissertation einzureichen“. Das nicht so umfangreiche Projekt „Treffen mit Franko in der XYZ-Bar“ besteht aus mindestens zwei Veranstaltungen: „Franko anrufen“ und „Tisch für zwei Personen in der XYZ-Bar reservieren“. Für jedes Projekt sollte immer der nächstmögliche Arbeitsschritt definiert, formuliert und gegebenenfalls in den Aktionslisten in einem bestimmten Kontext aufgezeichnet werden. Dies ist die sogenannte unmittelbarste Aktion. Dies soll sicherstellen, dass das Projekt nicht unbemerkt bleibt. Die Aktion „Franko anrufen“ ist die „nächste Aktion“ des Projekts „Treffen mit Franko in der XYZ-Bar“ und wird im vorherigen Beispiel der Kontextliste „Telefon“ zugewiesen. Alle Projekte sind in der obigen Liste der Projekte aufgeführt.

Zwei-Minuten-Regel der GTD Methode

Die „Zwei-Minuten-Regel“ sollte bei der Arbeit mit Aktionen berücksichtigt werden: „Wenn eine Aktion weniger als zwei Minuten dauert, muss sie sofort ausgeführt werden.“ Projekte, bei denen Aktivitäten nur in Zukunft möglich sein werden, werden in einem Neuablagesystem ausgeführt. Projekte oder Veranstaltungen, die derzeit nicht bewusst umgesetzt werden, aber in Zukunft zu interessanten Projekten werden können, werden als „möglich / irgendwann“ eingestuft und als Ideen gespeichert.

Das System wird regelmäßig gewartet, und eine fortlaufende detaillierte wöchentliche Überprüfung stellt sicher, dass die Aufgaben des Systems und seine Vollständigkeit immer berücksichtigt werden. Hier werden die Kalenderdaten überprüft, Erinnerungen im Kalender erfasst, der Fortschritt der Projekte ausgewertet und neue notwendige Maßnahmen in das System eingeführt.

Die bestehende Basis der GTD Methode kann durch zusätzliche Listen ergänzt werden. Hier können Sie beispielsweise eine Liste mit langfristigen Zielen erstellen. Dies sind die sogenannten höheren Fokusebenen. Wenn Sie diese Liste verwenden, kann anhand der wöchentlichen Analyse überprüft werden, ob alle neuen Projekte Ihren langfristigen Zielen entsprechen. Eine Liste von Routinemaßnahmen ist ebenfalls möglich, z. B. “Office-Mail in den Warenkorb bringen” oder „Einen Eintrag in das Logbuch schreiben“. Checklisten werden als Ergänzungen empfohlen.

Prinzipien der GTD Methode

Alles wird zusammengestellt und in den „Eingang“ gebracht (ähnlich einem Posteingang, normalerweise in Form eines Korbs). Das Ausfüllen des Eintrags dauert je nach Organisationsebene beim ersten Mal einige Zeit. Später wird der Korb kontinuierlich gefüllt und alltäglich geleert. Es können mehrere Postfächer vorhanden sein (z. B. elektronische Postfächer wie eine Mailbox oder ein Email-Postfach). Die Anzahl der Eingangskörbe sollte so klein oder so groß wie nötig sein.

Getting Things Done (GTD) ist ein Zeit- und Produktivitätsmanagementsystem, das den Benutzer durch ein umfassendes Terminkalender- und Listensystem unterstützt, um seine Verpflichtungen und Aufgaben effizient und stressfrei zu erfüllen.

Das fundamentale Prinzip der GTD-Methode: Alle Verpflichtungen und Aufgaben müssen aufgezeichnet werden, damit Sie sicher sein können, dass Sie nichts vergessen. Dies sollte es dem Benutzer auf lange Sicht leichter machen, da er sich nicht mehr an alles erinnern muss. Da es nicht notwendig ist, sich ständig wichtige Aufgaben ins Bewusstsein rufen, sollen sich die Gedanken in ungünstigen Zeiten nicht um die geplanten Maßnahmen drehen.

Sprich: Dank der brieflichen Organisation kann Ihr Gehirn sicher sein, dass alles pünktlich erledigt wird und nichts vergessen wird. Sie können sich besser auf Aufgaben konzentrieren, die aktuell relevant sind, und sich in Ruhephasen voll entspannen, weil nichts anderes in Ihrem Kopf bleibt.

Diese Methode unterteilt größere Aufgaben in kleinere Unteraufgaben, für die bestimmte Fristen festgelegt werden. Regelmäßige Analysen stellen sicher, dass Sie alle Projekte und Aufgaben im Auge behalten, Schwachstellen in Ihrem System identifizieren und Verbesserungen vornehmen.

Getting Things Done, kurz GTD oder GTD Methode, ist eine von dem Amerikaner David Allen entwickelte Selbstverwaltungsmethode, bei der alle Aufgaben des beruflichen und persönlichen Lebens in Aufgabenlisten aufgezeichnet werden. Der Benutzer muss keine Energie mehr für das Erinnern an diese Dinge aufwenden und kann sich frei auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren. Dies solle die Benutzerproduktivität erhöhen.

Stärken von GTD

Zuverlässigkeit

Das System stellt sicher, dass Sie alle Aufgaben (pünktlich) erledigen. Wenn Sie Termine häufiger vergessen, kann die GTD-Methode hilfreich sein.

Integrierte Organisation

Getting Things Done bietet ein einziges Organisationssystem für alle privaten und beruflichen Projekte. Dies verringert das Risiko, stecken zu bleiben.

Fördert eine schnelle Implementierung

Durch die Unterscheidung zwischen den einzelnen Phasen „Organisation“, „Anzeigen“ und „Ausführung“ wirkt GTD übermäßigen Anforderungen entgegen. Durch die Aufteilung großer Projekte in kleinere Unteraufgaben wird die Arbeit an einem Projekt erleichtert.

Klare Struktur

Zahlreiche Listen und Schlüsselfragen garantieren die effiziente Nutzung der Freizeit und verhindern eine desorientierte Umschaltung zwischen Aufgaben.

Freiheit

Die GTD Methode lässt täglich viel Freiheit. Weil sie keinen festen Wochen- oder Tagesplan vorschreibt. Jeder entscheidet, welche Aufgabe er als Nächstes erledigt.

Fazit: Getting Things Done hilft der Organisation

Getting Things Done ist eine Selbstverwaltungsmethode, die funktioniert. Zahlreiche Nutzer haben dies in ihren Erfolgsberichten bestätigt. GTD ist jedoch keine einfache Methode. Besonders Menschen, die einen sehr analytischen und strukturierten Ansatz schätzen und längst Klarheit über ihre Prioritäten und Ziele haben, können von der Methode profitieren. Jeder, der mit verschiedenen Aufgaben betraut ist, bekommt praktische Hilfe mit einem System, das für eine bessere Aufgabenplanung und Organisation verwendet werden kann.

Getting Things Done praktisch im Unternehmen einsetzen

GTD ist eine etablierte Methode, um den Kopf frei zu bekommen und gleichzeitig nichts zu vergessen. Wie David Allen setzen auch wir darauf, alles zentral in einem System zu verwalten, damit das ganze Unternehmen auf dem Stand der Dinge ist. So kann sich jeder einzelne schnell und einfach organisieren und verliert nie den Überblick. Unsere Lösung infra-struktur ist sogar mitunter aufbauend auf der GTD-Methode entwickelt worden.

Lust auf mehr zu unserer infra-struktur? Einfach eine persönliche Demotour anfordern und wir zeigen Dir, wie einfach Du GTD in deinem Unternehmen umsetzen kannst!

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