02941 272630

Organisieren & Planen

Dateien, Dokumente, Termine und Aufgaben - Alle Infos im Blick

Dokumente organisieren

Die Datei- und Dokumentenverwaltung (DMS) ist eine der größten Herausforderungen, die Unternehmen zu leisten haben.
Es stellt sich die Frage „Wo wird was und vor allem wie sicher abgelegt?“.  Dateien sollen auch jederzeit schnell wiedergefunden werden – und zwar nicht nur von Ihnen, weil Sie das Dokument erstellt haben, sondern auch von Ihren Kollegen.
Daher ist es sehr wichtig, sich mit einer einheitlichen Struktur zu organisieren.

Zentrale Ablage

Ob Bilder, Excel, Word, PDFs oder sonstige Dateien und Dokumente. Legen Sie alle wichtigen Infos an einem Ort im passenden Kontakt ab.

einheitliche struktur

Alle Kollegen arbeiten mit der selben Struktur, um Ihre Dateien und Dokumente sicher abzulegen und vor allem auch schnellstmöglich wiederzufinden.

Versionieren

Aus vielen Entwürfen entsteht irgendwann die finale Verison. Durch die Versionierung können Sie problemlos auf vorherige Entwürfe zurückgreifen, ohne sich durch Ordner und Unterordner zu quälen.

Verpuzzeln

Mit nur einem Klick können Sie Ihre Dokumente zusätzlich auch mit Projekten, Lieferanten und Co. verpuzzeln.

Delegieren

Ihre Kollegin soll das Dokument überprüfen, bevor Sie es versenden? Delegieren Sie das Dokument mit passender Notiz oder einer Aufgabe, damit Ihre Kollegin direkt weiß, was zu tun ist.

Kalender

Planen Sie Termine für Sie selbst und Ihr Team, verbinden Sie Termine mit den passenden Kontakten und lassen Sie sich erinnern.

verpuzzeln

Durch den integrierten Kalender kann jeder Termin mit dem richtigen Kontakt verpuzzelt werden und landet somit auch in der passenden Kontaktchronik.

Zugriff auf andere Kalender

Planen Sie nicht nur Ihren eigenen Kalender sondern auch den der Kollegen.
Die Multiansicht gibt Ihnen den nötigen Blickwinkel.

Erinnerungen

Erstellen Sie sich Erinnerungen zu bevorstehenden Terminen, um sich bestmöglich vorzubereiten, damit auch alles passt.

Private Termine

Kennzeichnen Sie Ihre privaten Termine.
Sie sehen die Details, Ihr Team nur einen Zeitblocker.

Aufgaben planen

Aus den Augen, aber niemals aus dem Sinn. Erstellen Sie sich oder Ihrem Team Aufgaben zu Ihren Kontakten, Anrufen, E-Mails, Terminen,  Dokumenten oder Chats. infra-struktur hilft Ihnen beim planen und erinnert Sie automatisch und pünktlich an Ihre Aufgaben.

Übersicht

Behalten Sie alle Aufgaben inkl. Bearbeitungstatus mit Ampelfunktion im Blick.

Aufgaben erstellen

Erstellen Sie sich verknüpfte Aufgaben zu Anrufen, E-Mails und vielen weiteren Aktivitäten und lassen Sie sich zum richtigen Zeitpunkt erinnern – so geht nichts unter.

Verpuzzeln

Aufgaben sind eine gute Methode, um sich selbst zu organisieren. Viel besser ist es jedoch, wenn diese Aufgaben auch einen konkreten Zusammenhang zu Ihren Kontakten, Projekten oder einzelnen Aktivitäten wie Anrufen haben.
Sie sollen nicht über Umwege querdenken, sondern einfach verpuzzeln.

Delegieren

Aufgaben können Sie auch für Ihre Kollegen, Gruppen oder ganze Teams erstellen. Das Ampelsystem und die Erinnerungsfunktionen helfen Ihnen dabei, den jeweiligen Bearbeitungsstatus nicht aus den Augen zu verlieren.