Wie du Fake Work in deinem Unternehmen vermeidest

Don’t fake it, just make it

Ob im Home-Office oder in Präsenz-Arbeit im Büro: Wer den ganzen Tag vor dem Bildschirm, am Telefon oder in Meetings verbringt, hat am Abend alle seine Energie-Ressourcen aufgebraucht. Dass man während der gesamten Arbeitszeit beschäftigt war, heißt aber noch lange nicht, dass man auch effektiv etwas geleistet und sichtbare Fortschritte zu verzeichnen hat. Tatsächlich stellen sich viele Abläufe im Büro, die sich durch etliche Wiederholungen zu Routinetätigkeiten entwickelt haben, als Fake Work heraus. Da diese Vorgänge nicht mehr hinterfragt werden, haben sowohl du als Geschäftsführer, als auch deine Mitarbeiter das Gefühl, produktiv ihrer Arbeit nachzugehen. Bei genauerer Betrachtung wirst du aber feststellen, dass viele Aktivitäten in deinem Unternehmen nicht so effizient sind, wie sie auf den ersten Blick scheinen.

Der Blick auf die Agenda: Wie entsteht Fake Work?

Als Arbeitgeber solltest du dir immer vor Augen halten, dass deine Mitarbeiter ebenso wenig wie du, absichtlich Arbeitszeit und somit Ressourcen verschwenden. Sowohl ausufernde, ergebnislose Meetings und unnötige Telefonate als auch der erfolglose Versuch Multi-Tasking zu betreiben, sorgen dafür, dass deine Angestellten zwar rund um die Uhr beschäftigt, aber nicht produktiv sind. Das könnte auf Dauer teuer für dich und dein Unternehmen werden.

Dasselbe gilt für kostbare Minuten, die man damit verbringt, sich mit technischen Geräten wie dem Drucker oder komplizierter Software auseinanderzusetzen. Es ist für das Verhältnis zwischen deinen Angestellten und dir nicht förderlich, wenn du den Eindruck vermittelst, sie müssten permanent auf höchstem Niveau Leistung erbringen und dürften sich keine Pause leisten. Das fiese an der Fake Work ist jedoch, dass sie ebenso viel Energie kostet, wie tatsächlich effektive Arbeit. Es ist unrealistisch anzunehmen, man könnte sämtliche ineffiziente Abläufe in der Firma ausmerzen. Doch mit einem gezielten Blick auf deine und die Agenda der Mitarbeiter kann nach einem ausgefüllten Arbeitstag erschlossen werden, wie viele Aufgaben konkret erledigt worden sind. Dann kann im nächsten Schritt an einer Lösung gearbeitet werden, damit sich die Produktivität des Unternehmens Schritt für Schritt steigert.

Schluss mit Fake Work durch effiziente Evaluierung

Als Unternehmer bist du in der herausfordernden Lage ein angemessenes Maß an Leistung von deinen Mitarbeitern einfordern zu müssen, ohne sie zu sehr unter Druck zu setzen. Auf der anderen Seite ist es deine Aufgabe, eine gewisse Anzahl an Stunden für Qualitätssicherung, Schulungen, Absprachen und Weiterbildungen zu investieren. Als Team-orientierter Arbeitgeber neigst du beispielsweise dazu, häufig Feedback-Sitzungen abzuhalten oder Auswertungen der Mitarbeiterzufriedenheit durchzuführen. Derartige Maßnahmen sind zweifellos wichtig für die Motivation der Mitarbeiter und ein gutes Arbeitsklima, können aber unbemerkt ausufern und zur Zeitverschwendung werden, wenn sie folgenlos bleiben.

Achte darauf, den Mitarbeitern permanent die Möglichkeit zu geben, mit Verbesserungsvorschlägen an dich heranzutreten, vergeude aber nicht zu viel Zeit mit Evaluierungsbögen. Bist du unsicher, welches Ausmaß an Mitarbeiterbefragungen angemessen ist, können dir deine Mitarbeiter mit Sicherheit selbst gut Auskunft geben, da sie es meistens selbst sind, die derartige Erhebungen für Zeitverschwendung halten. 

Anstelle langatmiger Meetings zur Qualitätssicherung im Team kann eine kurze Feedbackrunde manchmal schneller zu demselben Ergebnis führen.

Ist dein Plenum wirklich so produktiv?

Ebenso anfällig für Fake Work sind Meetings, in welchen Arbeitsprozesse selbst Thema sind. Sowohl der unvorbereitete Einstieg in erklärungsbedürftigen Themenstellungen, als auch das Miteinbeziehen der gesamten Crew, also auch jener Mitarbeiter die in den betreffenden Belangen nicht spezialisiert sind, verschwendet unnötig Ressourcen.

Die Stolpersteine der Technik können zu Zeitfressern werden

Technische Arbeitsmittel können effektives Arbeiten verhindern und zu Fake Work führen, wenn zu komplexe Programme verwendet werden oder die Technik streikt. Jeder hat bereits erlebt, wie zeit- und nervenraubend es sein kann, wenn sich der Computer aufhängt und nicht gespeicherte Texte verloren gehen, der Drucker nicht machen will, was er soll oder das E-Mail-Programm streikt. Derartige Problemfälle kannst du mit Sicherheit nie ganz ausmerzen. Du kannst aber durch einfach zu bedienende Geräte und Programme dafür sorgen, dass deine Mitarbeiter weniger Zeit mit unnötigen Technik-Problemen verschwenden. Automatisches Speichern in Backups ermöglicht, das Ausmaß an verlorener Zeit gering zu halten, wenn ein Gerät den Geist aufgibt.

Sinnvolle Arbeitsteilung verhindert Fake Work

Als Arbeitgeber siehst du es wahrscheinlich gern, wenn deine Mitarbeiter als „Selbermacher“ auftreten. Der Anspruch, möglichst viel selbst zu erledigen kann aber auch zu Ineffizienz und Fake Work führen, wenn man mehr Arbeit auf sich nimmt, als man abarbeiten kann. Andererseits wird dadurch aber auch verhindert, dass das Projekt an eine darauf spezialisierte Abteilung abgegeben wird. Mitunter kann auch der Versuch, Multitasking zu betreiben, zu vielen minderwertigen Ergebnissen führen, die die ganze Arbeit im Endeffekt redundant machen.

Es ist also häufig ratsam, eine vernünftige Arbeitsplanung und -teilung vorzuschlagen, anstatt einzelnen Mitarbeitern zu viel zuzumuten oder anzuvertrauen. Bedenke dabei, dass Angestellte ihrem Chef gegenüber oft nicht zugeben werden, überfordert zu sein und sie nur schwer „nein!“ sagen können, wenn sie das Gefühl bekommen, du würdest eine bestimmte Aufgabe von ihnen erwarten.

Gamechanger Ressourcenorientierung führt zu mehr Produktivität

Da es auch zu Fake Work führt, sich auf die Probleme zu fokussieren, anstatt auf deren Lösung, stellt sich nach der Identifikation der Fake Work-Komponenten im Unternehmen die Frage nach deren Beseitigung. Fang am besten bei dir selbst an, indem du deine Arbeit strukturierter angehst. Du entkommst der Falle der Fake Work sehr einfach, wenn du deine Ergebnisse messbar machst und dir in einem Plan festsetzt, welches Ergebnis am Ende des Tages, der Woche, des Monats erreicht sein soll. Auf diese Weise erkennst du, wo sich ineffiziente Muster einschleichen.

Durch die Erstellung eines Wochenplans motivierst du dich selbst zur zeitgerechten Einhaltung deines Planes, da du alle Arbeit, die am Vortag liegen geblieben ist, zwingend bis Ende der Woche nachholen musst. Mach deinen Mitarbeitern diese Vorgangsweise zur Vermeidung von Fake Work offenkundig und bitte sie deinem Beispiel zu folgen, indem sie sowohl individuell, als auch im Team Tages-, Wochen- und Monatspläne und -ziele festsetzen. Es ist ein ungemein befriedigendes Gefühl, eine erledigte Aufgabe von der Liste streichen zu können. Darüber hinaus hilft das Festhalten der Vorhaben dabei, das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren und die Produktivität zu steigern.

Zeiteinplanung: Die Kunst der adäquaten Schätzung

Die Gefahr dieser Methode liegt wiederum in der Schwierigkeit der Einschätzung, wie viel Arbeitszeit eine gewisse Tätigkeit bei möglichst effizienter Arbeitsgestaltung einfordern wird. Man darf hier auch nicht vergessen, dass das vollständige Ausmerzen von Zeiträubern ein unrealistisches Ziel ist, da man häufig von Faktoren abhängig ist, die man nicht beeinflussen kann, sei es nun die Technik, Kunden, Mitarbeiter oder andere Variablen.

Viele motivierte Mitarbeiter werden sich eventuell auch überschätzen und den Plan zu straff kalkulieren. So können am Ende des Tages, der Woche oder des Monats nicht alle Aufgaben erfüllt werden, was deprimierend sein kann.

Es empfiehlt sich daher stets einen gewissen Puffer miteinzubeziehen, da auch Pausen nicht zu kurz kommen sollten. In vielen Unternehmen gibt es darüber hinaus Aufgaben und Tätigkeiten, die gerade nicht eilen, mit denen man sich aber sinnvoll beschäftigen kann, wenn Zeit bleibt. Weise deine Mitarbeiter darauf hin, dass es beim Erstellen von Arbeitsplänen sinnvoll sein kann, einen Kollegen, der sich das Ausmaß der Aufgaben ungefähr vorstellen kann, einen Blick darauf werfen zu lassen, um ein zu loses oder zu straffes Programm frühzeitig zu erkennen.

Abgehakt und weiter geht’s

Wer schon mal im Chefsessel eines Unternehmens Platz genommen hat, weiß, dass das Motto „Zeit ist Geld“ tatsächlich richtig ist. Oft wird man aber als Unternehmer nicht auf die Tücken der Fake Work hingewiesen. Man muss die Erfahrung erst selbst machen, um aktiv etwas dagegen unternehmen zu können. Das Gute daran ist aber: Jetzt, da du damit beginnst dich auseinanderzusetzen, kannst du der Fake Work aktiv entgegensteuern und die Produktivität in deinem Unternehmen zielgenau steigern. Vergiss dabei nur nicht, dass du und deine Mitarbeiter keine Maschinen seid und es letztlich immer im Auge des Betrachters liegt, was als Zeitverschwendung angesehen wird.

Manchmal braucht es auch ein in die Länge gezogenes Meeting, um kurz in den small talk abzudriften, oder ein zusätzliches Telefonat mit der Angestellten, einfach nur um Nähe und Ansprechbarkeit zu vermitteln und so die Motivation zu erhalten, die für produktives Arbeiten essenziell ist.