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eMail-Archivierung – rechtskonform und verschlüsselt

16. November 2017

Rechtskonforme eMail-ArchivierungeMail-Archivierung: So speichert und archiviert infra-struktur Ihre eMails rechtskonform

Sie sind als Unternehmen gesetzlich gemäß GobD/GdpdU dazu verplichtet, eMail-Originale aufzubewahren und zu archivieren.

In infra-struktur werden eMails nicht nur für die produktive Nutzung gespeichert, so dass Sie als Nutzer jederzeit auch auf ältere eMails zurückgreifen können. Die Software wird auch der rechtskonformen Archivierung der digitalen Originale gerecht.

Alle abgerufenen und versendeten eMails werden bei uns zum einen für die System-Nutzung in ihren einzelnen Bestandteilen gespeichert. D. h. Absender, Betreff, Anhänge etc. werden separat gespeichert. Zum anderen werden sämtliche originalen Quelltexte in einem mehrfach gesicherten Storage-System abgelegt. Fällt ein System aus, brauchen Sie keine Angst haben, dass Ihre Daten verloren gehen. Wir haben dafür gesorgt, dass in diesem Fall redundante Storage Systeme Ihre Daten sicher aufbewahren.

Die gespeicherten Originale sind für den Benutzer nicht beeinflussbar oder löschbar

Löschen Sie bewusst oder versehentlich eine eMail in Ihrer infra-struktur, wird diese im Archiv nicht gelöscht. Dadurch stellen wir eine vollständige Sicherung aller eMails sicher.

Bereitstellung des eMail-Archivs

Bei Bedarf kann das eMail-Archiv im allgemeingültigen Format *.eml bereitgestellt werden. Das Format kann auch von anderen Mail-Programmen gelesen werden. Dadurch ist eine Bereitstellung für Dritte, z. B. für das Finanzamt, möglich.

Verschlüsselte Datensicherung

Sowohl alle externen Wege der Datensicherung als auch der Bereitstellung werden von uns aus nach gängigen Qualitätsstandards verschlüsselt durchgeführt.

 

GoBD Zertifizierung gibt es nicht

Wir werden häufig gefragt, ob wir „GoBD zertifiziert“ sind. Nein, sind wir wir nicht. Aus dem ganz einfach Grund, weil es keine offizielle GoBD Zertifizierung gibt! Bei der Verordnung handelt es sich lediglich um eine gesetzliche Vorgabe, an die man sich als Unternehmen – wie an andere gesetzliche Vorgaben – schlicht und einfach halten muss. Lassen Sie sich also nicht beirren, wenn unseriöse Unternehmen im Web mit GoBD-Zertifizierungen locken.

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Lesen Sie mehr zum Thema „eMail-Management mit infra-struktur“

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