Voraussetzungen für den Start mit infra-struktur

Für den erfolgreichen Start mit infra-struktur müssen verschiedene Dinge eingerichtet sowie technische Komponenten in Betrieb genommen
werden. Hier finden Sie eine Übersicht der Dinge, die umgesetzt werden müssen. Sie erhalten zu jedem der Punkte eine zusätzliche Detailinformation, in der definiert ist, was genau zu tun ist.

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Darum kümmert sich Ihr EDV-Betreuer

Am besten nehmen Sie Ihren Ansprechpartner für IT direkt mit ins Boot und leiten ihm diese Seite weiter.

Telekommunikation

INTEGRATION DER ABGEHENDEN UND EINGEHENDEN TELEFONIE

NETZkultur TAPI Master

MIT DEM „NETZKULTUR TAPIMASTER“

Für die Nutzung der Wählfunktion aus Ihrer infra-struktur und die eingehende Signalisierung von Anrufen installieren wir bei Ihnen das Programm „NETZkultur Tapimaster“.
Hierzu müssen folgende Dinge im Vorfeld von Ihnen umgesetzt werden:

3rd-Party TAPI-Leitungen

Auf einem Server/Rechner mit Windows Betriebssystem in Ihrem Netzwerk müssen sämtliche Telefone, die mit der Wählfunktion verwendet werden sollen, als so genannte 3rd-Party Tapileitung zentral vorliegen und durch den Telefonanlagenbetreiber lizenziert sein.

Welche Treiber und welche Lizenzen hierfür benötigt werden, erfahren Sie von Ihrem Telefonanlagen-Betreuer. Zum Testen können Sie die Windows Wählhilfe auf dem entsprechenden Server/Rechner verwenden, um das Auslösen von Anrufen zu überprüfen.

 

Erreichbarkeit für die infra-struktur aus unserem Rechenzentrum

Damit Sie ohne Installationen zusätzlicher Software auf Ihrem PC oder Notebook, direkt aus der infra-struktur Ihre Kontakte anwählen können, muss der „NETZkultur Tapimaster“ aus unserem Rechenzentrum erreichbar sein. Dies wird über eine Portweiterleitung auf Ihrem Internetrouter erreicht.

1. Port-Weiterleitung
Bitte leiten Sie hierfür einen Port (typischerweise 7205) von extern auf den Server weiter, auf dem sich die Tapi-Leitungen befinden und wo der „NETZkultur Tapimaster“ installiert wurde oder installiert werden soll. Sie können den Zugriff auf den Port auch auf die IP-Adresse unseres Rechenzentrums beschränken. Diese können Sie bei Bedarf bei uns erfragen.

2. Port-Freigabe
Geben Sie diesen Port bitte auch in der Firewall auf Ihrem Server frei.

3. Port und IP-Adresse mitteilen
Des Weiteren benötigen Sie auf dem Server/Rechner, auf dem der NETZkultur Tapimaster betrieben wird, eine feste externe IP-Adresse oder alternativ eine immer gleichbleibende Namens-Domain. Bitte teilen Sie uns den gewählten Port und die Adresse entsprechend mit.

Software-Installation des NETZkultur Tapimaster

Die eigentliche Softwareinstallation übernehmen wir und können damit beginnen, sobald die obigen Punkte erledigt sind. Wenn Sie soweit sind, kontaktieren Sie uns bitte um einen Termin zur Fernwartung abzustimmen.

INTEGRATION EINER CLOUD-TELEFONANLAGE

Falls Sie schon eine Cloud-Telefonanlage im Einsatz haben, dann erfolgt die Integration in der Regel immer über eine Programmierschnittstelle (sogenannte API).

Für folgende Cloud-Telefoniesysteme haben wir bereits fertige Integrationen:

– NETZkultur Cloudtelefonie
– Starface
– Sipgate
– Placetel

CloudTelefonie

In diesen Fällen machen Sie mit uns einen Termin für die Integration und halten dafür die Zugangsdaten zu Ihrem Telefoniesystem bereit.
Sollten Sie eine andere cloudbasierte Telefonie nutzen, muss dies im Einzelnen geprüft werden. Wenn Sie ohnehin die Umstellung auf moderne Cloudtelefonie planen, sprechen Sie uns gerne an.

FAX-INTEGRATION PER FAX2MAIL FUNKTION

Faxe werden in infra-struktur per E-Mail importiert und dann zu einem Fax konvertiert. Hierzu muss das Fax im PDF-Format an ein Postfach geschickt werden, dass ausschließlich nur eingehende Faxe bekommt. Wenn mehrere Faxnummern vorhanden sind, die unterschiedliche Zugriffberechtigungen benötigen, wird für jede Nummer ein eigenes Postfach benötigt. Für die Einrichtung der Fax-Integration benötigen wir die Zugangsdaten des Postfaches.

Formate der Fax-Mails

Die Fax-Mail sollte möglichst nur das FAX-PDF als Anhang enthalten. Die Rufnummer muss im Betreff stehen und es dürfen keine weiteren numerischen Werte im Betreff enthalten sein.

Beispiel:
Betreff = „Fax von der Nummer 0294127263100“ -> Funktioniert
Betreff=“Fax ID 228871 von der Nummer 0291427263100 um 10:21 Uhr“ -> Funktioniert nicht

Sollte das geforderte Format nicht möglich sein, wenden Sie sich kurz an uns und wir schauen ob wir dies individuell ermöglichen können.

E-Mail

INTEGRATION IHRER E-MAIL-POSTFÄCHER IN INFRA-STRUKTUR

1. Zugangsdaten Mailprovider mitteilen
Für die Einrichtung der Postfächer benötigen wir von Ihnen deren Zugangsdaten beim Mailprovider. Diese bestehen aus:

• Server für eingehende E-Mails und zu verwendende Ports (Bsp.: imap.anbieter.de)
• Server für ausgehende E-Mails und zu verwendende Ports (Bsp.: smtp.anbieter.de)
• Benutzername (Bsp.: name@domain.de)
• Kennwort

E-Mails in der infra-struktur

Da es sehr sensible Daten sind, sollten Sie diese Kennwörter geschützt oder verschlüsselt übermitteln und uns das zugehörige Passwort separat zukommen lassen. Gerne können Sie dafür unser Verschlüsselungs-Tool nutzen.

https://password.infra-struktur.info/

Damit können Sie jedes Passwort oder jede Nachricht verschlüsseln und geheim übermitteln.

2. Einstellungen für Mailabruf
Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr derzeitiger Mailabruf so eingestellt ist, dass die E-Mails beim Abruf auf dem Mailserver verbleiben („keep on server“) und diese NICHT gelöscht werden.

3. IMAP Postfächer aktivieren
Bei IMAP-Postfächern teilen Sie uns mit, welche IMAP-Ordner von uns aktiviert werden sollen.

4. Was tun bei wenig Speicherplatz?
Sollte Ihr Postfach nur stark eingeschränkten Speicherplatz bieten, können wir dies so konfigurieren, dass nur eine bestimmte Anzahl von E-Mails am Server verbleibt und ältere dann gelöscht werden. Bitte informieren Sie uns in dem Fall.

5. Tipps zur Performance-Optimierung bei Exchange-basierten Mailsystemen
Sollten Sie derzeit Ihre E-Mails von einem gehosteten Exchange (z. B. OpenExchange) oder einem lokalen Exchange abrufen, empfehlen wir, einen klassischen Mailserver vorzuschalten. Der IMAP-Abruf mit einem Exchange-basierendem Server funktioniert zwar grundsätzlich, kann aber erfahrungsgemäß zu massiven
Performance-Problemen führen, die wir so von vorneherein vermeiden können.

IMPORT VON VORHANDENEN E-MAIL-BESTÄNDEN

Wenn Sie möchten, dass auch bereits vorhandene E-Mail-Bestände in Ihre neue infra-struktur importiert werden, stellen Sie diese bitte auf dem E-Mail-Server in den einzelnen Postfächern bereit. Dafür muss der Abruf zwingend über das IMAP-Protokoll erfolgen.

1. Adressdaten importieren
Sollte ein Import von Adressdaten geplant sein, sollten Sie dies zuerst erledigen. So können importierten E-Mails direkt den entsprechenden Kontakten automatisch zugeordnet werden und Sie starten bereits mit „gefüllten“ digitalen Kundenakten.

2. Altbestände importieren
Die Altbestände können per IMAP über einen klassischen E-Mail-Client wieder auf den Server hochgeladen werden. Allerdings empfehlen wir, dies über Zusatzprogramme wie z. B. Mailstore vorzunehmen. Hier kann Ihnen Ihr EDV-Betreuer sicher den besten Weg nennen. Gerne stehen wir natürlich auch zur Verfügung und bieten dies als Dienstleistung für Sie an.

3. Auswahl der Importmenge
Wir empfehlen Ihnen genau zu entscheiden, welcher Zeitraum vorhandener Mailbestände in Ihre infra-struktur importiert werden soll. Da dieser Import zum Teil sehr zeitintensiv sein kann, sollte dies frühzeitig angegangen werden.

4. Zu wenig Speicherkapazität?
Sollte das Bereitstellen dieser Daten zu Platzproblemen in den Postfächern führen, informieren Sie uns, damit wir gegebenenfalls die für den Transfer verwendeten IMAP-Ordner beim Abruf direkt leeren.

EINRICHTUNG VON E-MAIL-KONTEN AUF MOBILEN GERÄTEN (IOS+ANDROID)

Um Ihre E-Mails auch parallel auf mobilen Endgeräten zu nutzen, richten Sie die Postfächer dort bitte als IMAP-Postfächer ein.

1. Abgleich der E-Mail-Konten
Für einen Abgleich mit infra-struktur teilen Sie uns mit, welche IMAP-Ordner dort für gesendete und gelöschte E-Mails verwendet werden. Wir passen dann in der infra-struktur die Postfächer entsprechend für Sie an.

E-Mailverwaltung in der infra-struktur

2. Definition des Bearbeitungsstatus von E-Mails
Der „gelesen“ und „ungelesen“ Status einer E-Mail kann in infra-struktur unterschiedlich interpretiert werden, da jeder Benutzer hier über 3 Zustände pro E-Mail verfügt:
• Rot (ungelesen)
• Gelb (in Bearbeitung)
• Grün (erledigt)

Wir können für Sie einstellen, ob eine am mobilen Gerät gelesene E-Mail in infra-struktur dann im Status „gelb“ oder „grün“ angezeigt werden soll. Als Entscheidungshilfe gilt: Wenn Sie für gewöhnlich am Smartphone oder Tablet E-Mails zu Ende bearbeiten, kann der Status auch in infra-struktur auf „Grün“ gesetzt werden. Möchten Sie am mobilen Endgerät E-Mails nur sichten und nicht abschließend bearbeiten, empfiehlt es sich, den Status auf „gelb“ setzen zu lassen, damit diese in infra-struktur weiterhin auf Ihrem Willkommensbildschirm verbleiben. Teilen Sie uns bitte mit, welcher Weg pro Postfach von Ihnen gewünscht wird.

Kalender

EINRICHTUNG DES KALENDERS AUF MOBILEN GERÄTEN (IOS & ANDROID)
PER ICAL ABONNEMENT

Wenn Sie Ihren infra-struktur Kalender auch auf mobilen Endgeräten einsehen möchten, bieten wir die Möglichkeit, den Kalender als iCal-Abonnement bereitzustellen. Am Schulungstag wird Ihnen der Schulungsleiter bei Bedarf zeigen, wie dieses Abonnement in der infra-struktur erzeugt und eingerichtet wird.
Im Vorfeld sollten Sie schon prüfen, ob Ihr Mobilgerät diese Nutzung unterstützt. Auf einigen Geräten ist hier eine zusätzliche App notwendig.

Beispiel am iPhone:

1. Einstellungen Mail öffnen

1. Einstellungen Mail öffnen

2. Accounts öffnen

2. Accounts öffnen

3. Account hinzufügen

3. Accounts hinzufügen

4. Kalenderabo hinzufügen

4. Kalenderabo hinzufügen

5. Andere auswählen

5. Andere auswählen

6. Server Adresse eingeben

6. Serveradresse eingeben

Datenimporte / Schnittstellen

INITIALER (EINMALIGER) IMPORT VON EXISTIERENDEN STAMMDATEN (KONTAKTDATEN)

Um in Ihrer infra-struktur direkt mit Ihren bereits existierenden Kontaktdaten zu starten, können wir diese im Vorfeld importieren.

Daten als csv-Datei bereitstellen
Bitte stellen Sie uns Ihre Daten als „.csv-Datei“ zur Verfügung. Dieses Format können Sie mit allen gängigen Tabellenkalkulations-Programmen (z. B. Excel, OpenOffice oder LibreOffice) erzeugen. Wenn Sie die Daten aus einem anderen Vorsystem exportieren, haben Sie in den meisten Fällen auch die Möglichkeit, die Daten direkt ins .csv-Format zu exportieren. Wir empfehlen, Kundennummern oder ähnliche Werte aus anderen Systemen ebenfalls bereitzustellen. Dies lässt alle Optionen offen, später noch weitere Informationen abzugleichen oder Schnittstellen zu implementieren.

csv-Datei vorhandener Kundendaten

So exportieren Sie richtig

  • Die Spaltenüberschriften sollten den Feldnamen in infra-struktur entsprechen oder zumindest sprechend gewählt sein, damit wir diese zuordnen können
    Zum Beispiel: Kundennummer | Firma | Name | Vorname | Strasse
  • Jede Zeile entspricht einem Datensatz
  • Doppelte Einträge sollten im Vorfeld ausgefiltert worden sein. Hier können wir auf Wunsch für Sie auch eine Dubletten-Prüfung durchführen. Sprechen Sie uns zeitnah darauf an
  • Entfernen sie alle Spalten, die nicht in infra-struktur übernommen werden sollen

Wenn die csv-Datei erzeugt wurde, senden Sie uns diese bitte per E-Mail zu. Falls Sie die Daten vor dem Versand verschlüsseln möchten, sprechen Sie uns dazu einfach an.

INITIALER (EINMALIGER) IMPORT VON EXISTIERENDEN ANSPRECHPARTNERN

Oft liegen Kontaktdaten in anderen Systemen mit einer unbegrenzten Anzahl von Ansprechpartnern pro Stammdatensatz vor.

Beispiel:
Eine Firma hat 5 Mitarbeiter (Ansprechpartner). Auch diese können in infra-struktur übernommen werden. Die Daten müssen in einer separaten Datei bereitgestellt werden.

Import von Ansprechpartner

So exportieren Sie richtig

  • Pro Ansprechpartner eine Zeile
  • Jede Zeile muss einen Referenzwert auf den Stammdatensatz enthalten (z. B. die Kundennummer)
  • Wenn vorhanden, sollte auch ein Nummernindex pro Ansprechpartner mit importiert werden, um spätere Abgleiche oder Schnittstellen zu ermöglichen

ZYKLISCHER, AUTOMATISIERTER IMPORT VON KONTAKTDATEN

Um die Datenpflege Ihrer Kontakte in nur EINEM „führenden“ Softwaresystem (z. B. Ihrer Warenwirtschaft) vorzunehmen und diese automatisiert in die infra-struktur zu übertragen, wird bei Ihnen eine Schnittstellensoftware installiert, die diesen Weg automatisiert.

Schnittstellensoftware Tec4Home

Das führende System muss hierfür zyklisch und automatisiert Daten im csv-Format bereitstellen und diese an einer definierten Stelle in Ihrem Dateisystem abspeichern. Die von uns installierte Schnittstellensoftware „Tec4Home“ erkennt diese Daten dann automatisch und importiert sie in infra-struktur als neue oder geänderte Datensätze.

Folgende Dinge sind hierbei zu beachten:

Bereitstellung

Sie oder Ihr Software-Betreuer des korrespondierenden Systems erzeugen automatisiert die notwendigen csv-Dateien und speichern sie in einem Windows-Ordner ab. Den Ablageort stimmen Sie bitte mit uns ab.

Folgendes ist dabei zu beachten:

  • Der Dateiname muss immer gleich sein
  • Das Format sollte „Semikolon als Trennzeichen“ enthalten und „Anführungszeichen als Text-Trenner“
  • Die Spaltenüberschriften sollten den entsprechenden Feldnamen in infra-struktur entsprechen oder zumindest sprechend gewählt sein, damit wir diese zuordnen können
  • Jede Zeile entspricht einem Datensatz
  • Doppelte Einträge sollten im Vorfeld rausgefiltert worden sein
  • Die Datei muss pro Datensatz einen eindeutigen Index enthalten (i.d.R. Kundennummer)
Aufbau einer Datei

ZYKLISCHER, AUTOMATISIERTER IMPORT VON ANSPRECHPARTNERN

Oft liegen Kontaktdaten in anderen Systemen mit einer unbegrenzten Anzahl von Ansprechpartnern pro Kontakt vor. Auch diese können in infra-struktur übernommen werden. Diese Daten müssen in einer separaten Datei bereitgestellt werden.

So exportieren Sie richtig

  • Pro Ansprechpartner eine Zeile
  • Jede Zeile muss einen Referenzwert auf den Stammdatensatz enthalten (z. B. die Kundennummer)
  • Jede Zeile einen eigenen Index in Bezug
  • Der Ansprechpartnerindex muss nur zusammen mit dem Stammdatenindex eindeutig sein
Datei für den Import von Ansprechpartner
Installation und Einrichtung der Schnittstellensoftware „Tec4Home“

Wenn die Bereitstellung der csv-Dateien abgeschlossen ist, wird ein Mitarbeiter von NETZkultur die Installation und Einrichtung der Schnittstellensoftware „Tec4Home“ vornehmen. „Tec4Home“ wird auf einem von Ihnen bereitzustellenden Windows-Rechner (Server oder Client) mit aktuellem Betriebssystem installiert, auf dem Sie die csv-Daten für den Import in einem Ordner bereitstellen.
Für die Installation wird gegebenenfalls eine mehrstündige Fernwartung benötigt. Stimmen Sie bitte den notwendigen Termin dafür mit entsprechendem Vorlauf mit uns ab.

Einrichtung einer Eingehenden Schnittstelle zu einer ODBC-Datenquelle

Um die Datenpflege ihrer Kontakte nur in EINEM System vornehmen zu müssen und diese automatisch in die infra-struktur zu übertragen, wird bei Ihnen eine Schnittstellensoftware eingerichtet, die diesen Weg automatisiert.

Das korrespondierende System (z. B. Ihre Warenwirtschaft) muss dafür eine ODBC-Datenquelle bereitstellen. Falls die ODBC-Datenquelle mit einem Nutzer und Passwortschutz versehen ist, müssen diese Daten bekannt sein.

Hinweise zur ODBC-Datenquelle

Die ODBC-Verbindung muss im 32-Bit Format als System-DSN auf einem Windows-Server bereitgestellt werden. Im späteren Verlauf wird auf diesem die Schnittstellensoftware „Tec4HomeSQL“ installiert.

Wir benötigten eine Dokumentation, aus der hervorgeht, welche Tabellen die notwendigen Daten beinhalten und welche Spalten den Feldern in Ihrer infra-struktur entsprechen. Die verwendeten Tabellen müssen einen eindeutigen Index enthalten (z. B. Kundennummer). Bei Ansprechpartnern muss ein zusammengesetzter Index vorhanden sein inkl. Referenz auf den zugehörigen Stammdatensatz.

Die Werte müssen so enthalten sein, wie sie in infra-struktur angezeigt werden sollen. Wenn Werte nur über IDs referenziert sind (z. B. ein Ländercode statt des Ländernamens), sollten die zu exportierenden Daten über eine Datenbank-View bereitgestellt werden, der die referenzierten Werte zentral in eine Tabelle zusammenführt.

BLOB-Daten sind vom Export ausgeschlossen.

Installation und Einrichtung Tec4home

Wenn die Bereitstellung der ODBC-Datenquelle abgeschlossen ist, wird ein Mitarbeiter von NETZkultur die Installation und Einrichtung der Schnittstellensoftware „Tec4HomeSQL“ vornehmen.
„Tec4HomeSQL“ wird auf einem von Ihnen bereitzustellenden Windows-Server mit aktuellem Betriebssystem installiert, auf dem die ODBC-Datenquelle bereitsteht. Für die Installation wird gegebenenfalls eine mehrstündige Fernwartung benötigt. Daher ist der dafür notwendige Termin bitte mit entsprechendem Vorlauf mit uns abzustimmen.

Arbeitsplatzrechner

VORBEREITUNG DER ARBEITSPLATZRECHNER DER ANWENDER

1. Mozilla Firefox installieren
An jedem Arbeitsplatz muss der Internetbrowser „Mozilla Firefox“ in aktueller Version installiert sein. Dieser kann bei Bedarf kostenfrei unter https://www.mozilla.org/de/ heruntergeladen werden.

2. Deutsches Wörterbuch installieren
Bitte installieren Sie in jedem Firefox das „Deutsche Wörterbuch“ und gegebenenfalls weitere Sprachpakete um die Rechtschreibprüfung zu aktivieren. Falls dies noch nicht installiert sein sollte können Sie es unter https://addons.mozilla.org/de/firefox/addon/german-dictionary/ kostenfrei herunterladen.

3. Einstellungen Firewall
Das Domain-Muster „*.infra-struktur.eu“ muss von eventuell vorhandenen Sicherheitslösungen, z. B. einer Firewall, freigegeben sein.

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