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Dokumentenmanagement & Dateiverwaltung

Dokumentenmanagement DateiverwaltungDokumentenmanagement Funktionen

  • Sammlung aller Dokumente (Bilder, Textdateien, PDFs, etc.)
  • Dokumente mit Kunden- und Projektakten verknüpfen
  • Dokumente versionieren
  • Releasenotes und Änderungen zu Versionen dokumentieren
  • Dokumente anderen Kollegen weiterleiten
  • Bearbeitungsstatus-Anzeige rot-gelb-grün
  • Dokumente als eMail-Anhang hinzufügen
  • Per Schlagwörter Dokumente konkretisieren
  • Festlegen von Dokument-Kategorien

Dokumentenmanagement & Dateiverwaltung

Die Datei- und Dokumentenverwaltung ist eine der größten Herausforderungen, die Unternehmen zu leisten haben. Immer stellt sich die Frage „Wo wird was abgelegt?“. Immer vor dem Hintergrund, dass die Dateien möglichst auch jederzeit schnell wiedergefunden werden – und zwar nicht nur von dem Mitarbeiter, der das Dokument erstellt hat, sondern auch von seinen Kollegen. infra-struktur bietet Ihnen die Möglichkeit, sämtliche Dokumente und Dateien in einem zentralen Dokumentenmanagement abzulegen und zu versionieren.

 

 

Zentrale Sammlung aller Dateien & Dokumente

Dokumentenmanagement DateienEgal ob Bilder, Textverarbeitungsdateien oder PDF – Sie können alle Dateien zentral im infra-struktur Dokumentenmanagement hinterlegen. Aussagekräftige Titel und das Hinterlegen von Schlagwörtern helfen beim Kategorisieren und schnellem Wiederfinden der Dokumente. Zudem können Sie sehen, wer die Datei wann hochgeladen hat und wie groß das Dokument ist.

Dokumente und Dateien mit Kunden- und Projektakten verknüpfen

Dokument mit Kundenakten verknüpfenDen Vertrag mit Kunde König möchten Sie natürlich nicht immer mühselig aus tausenden Dokumenten heraussuchen. Deshalb verknüpfen Sie den Vertrag im Dokumentenmanagement einfach per Klick mit der passenden, digitalen Kundenakte. Gehört der Vertrag zudem zu einem speziellen Projekt, legen Sie zusätzlich eine zweite Verknüpfung zur Projektakte an. So haben Sie alle Unterlagen zusammen und können diese stets schnell wiederfinden.

Dokumente versionieren

Neue Dokumentversion speichernIm Vertrieb müssen Sie z. B. zu jedem Angebot immer die aktuellsten AGBs mitschicken.  infra-struktur bietet Ihnen die Möglichkeit, Dateien und Dokumente zu versionieren. Standardmäßig wird Ihnen bei Klick die aktuellste Version angeboten. Es können aber auch jederzeit ältere Versionen eingesehen werden. Dokumentieren Sie zu jeder Version per Releasenotes, was Sie geändert haben.

 

Weitere Funktionen

Dokumente anderen Kollegen weiterleiten

Dokumente weiterleiten globalisierenSie haben die monatliche Auswertung Ihrer Vertriebstätigkeiten zusammengestellt und müssen diese nun der Geschäftsleitung zukommen lassen? Dann laden Sie die Auswertung einfach ins Dokumentenmanagement und leiten die Datei per „Globalisieren-Funktion“ mit einer kurzen Notiz an die Geschäftsleitung weiter. Nun erscheint das Dokument automatisch in der Dokumentenablage des Chefs. Er kann die Datei ansehen, herunterladen oder nach Änderung als neue Version zurück ins Dokumentenmanagement speichern. Dank der Statusanzeige können Sie sehen, ob der Report von ihm noch unbearbeitet (rot), in Bearbeitung (gelb) oder schon erledigt (grün) ist.

Dokumente als eMail-Anhang hinzufügen und versenden

Dokument als eMailanhang

Sie senden Kunde König ein Angebot zu. Zusätzlich sollen – wie bei jedem Angebot – die AGBs mitversendet werden. Da sich die aktuelleste Version in Ihrem Dokumentenmanagement befindet, können Sie diese bequem mit einem Klick als Anhang zu einer eMail hinzufügen. Verwenden Sie zusätzlich jetzt noch eine Standard-eMail-Vorlage und Sie sind mit der Angebots-eMail an Ihren Kunden binnen 1 Minute fertig. So schnell geht Vertrieb heute!

 

Per Schlagwörter Dokumente konkretisieren

Dokumente mit Schlagwörtern kategorisierenDamit Sie Ihre Dokumente jederzeit schnell wiederfinden, können Sie Schlagwörter für Dateien und Dokumente zu hinterlegen. Diese werden ebenfalls per Suchfunktion berücksichtigt und beschleunigt das Wiederfinden von Dokumenten – für Sie und Ihre Kollegen. Denken Sie immer daran, dass Sie eventuell anders denken als Ihre Kollegen. Für Sie ist es ein „Report“, für den anderen ist es eine „Auswertung“ und für einen dritten eventuell eine „Analyse“.

 

Festlegen von Dokument-Kategorien

Dokument KategorienBilden Sie virtuelle Ablagefächer in Form von Dokument-Kategorien, um Ihre Dokumentablage übersichtlicher zu gestalten und die Dateien nach Themen zu clustern. So finden Sie die Rechung an Firma Mustermann Consulting z. B. einfach unter der Kategorie „Rechnung“ in Ihrem Dokumentenmanagement sowie auch unter dem Reiter „Dokumente“ der digitalen Kundenakte der Firma. So schnell und einfach funktioniert das Finden von Dateien und Dokumenten.

 

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