Dokumente und Dateien versionieren

14. September 2016

Das Dokumenten-Versionierungs-Drama!

Ein Beispiel aus dem Alltag: Als Vertriebler müssen Sie z. B. zu jedem Angebot die aktuellen AGBs mitsenden. Aber Moment mal … gab es da nicht kürzlich noch eine Änderung? Welches ist denn nun die aktuelle Version?

Dokumente und Dateien stets in der aktuellen Version aus dem infra-struktur Dokumentenmanagement beziehen

infra-struktur bietet Ihnen die Möglichkeit, sämtliche Dokumente und Dateien ins Dokumentenmanagement hochzuladen. Ein aussagekräftiger Titel sowie Schlagworte helfen beim Kategorisieren und Wiederfinden der Dokumente. Zu den Dokumenten können Sie verschiedene Versionen abspeichern. Standardmäßig wird beim Klicken auf das Dokument jeweils die aktuellste Version geladen. Ältere Versionen können jedoch auch jederzeit eingesehen werden. Jede Datei – egal ob Excel-Tabelle, Bild, PDF oder Textdatei – können Sie direkt aus dem Dokumentenmanagement als Anhang einer eMail zufügen.

Anleitung zum Versionieren von Dokumenten – so geht`s:

1. Neues Dokument im Dokumentenmanagement anlegen

Laden Sie Ihr Dokument, z. B. die AGBs, in Ihr infra-struktur Dokumentenmanagement hoch. Schon beim Anlegen können Sie Schlagwörter vergeben, um die Inhalte des Dokuments zu konkretisieren und um das Dokument schneller wiederfindbar zu machen. Das Einteilen in Kategorien, also virtuelle Ablagefächer für „Rechnungen“ beispielsweise, helfen zusätzlich beim schnelleren Wiederfinden.

2. Ändern des Dokuments

Um die AGBs zu ändern, laden Sie die letzte Version zuerst herunter, speichern diese auf Ihrem Rechner oder im Netzwerk und nehmen dann die Änderungen vor.

3. Versionieren des Dokuments

Die neue, geänderte Version der AGBs müssen Sie nun ins Dokumentenmanagement zurückladen. Klicken Sie hierzu in Ihrer Dokumentenübersicht auf die „Beschreibung“ des alten Dokuments und danach auf „Neue Version hinzufügen“. Hier haben Sie jetzt zusätzlich noch die Möglichkeit, Ihre Änderungen per Releasenotes kurz zu dokumentieren und festzulegen, ob es eine kleine oder größere Änderung war. Mit „Speichern“ schließen Sie den Vorgang ab. Die neue Version der AGBs ist nun für Sie und ihre Kollegen aktuell verfügbar.