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eMail-Anhang aus Dokumentenmanagement versenden

3. Mai 2017

eMail AnhangDokumente & Dateien als eMail-Anhang versenden

Als Vertriebler müssen Sie z. B. zu jedem Angebot die aktuellen AGBs mitsenden. Wo aber sind die aktuellen AGBs abgelegt? Lokal auf Ihrem Rechner? Im Netzwerk? Sparen Sie sich die wertvolle Zeit des Suchens und legen Sie die Dateien und Dokumente einfach in Ihrem infra-struktur Dokumentenmanagement ab. So haben Sie alle Dokumente stets griffbereit und können jegliche Dateiformate – egal ob Excel-Tabelle, Bild, PDF oder Textdatei – direkt aus dem Dokumentenmanagement als Anhang einer eMail zufügen.

Anleitung zum Anhängen von Dokumenten & Dateien an eMails – so geht`s:

Variante 1: eMail-Anhang direkt aus dem Dokumentenmanagement

Dokument als eMailanhangIn der Dokumentenübersicht Ihres Dokumentenmanagements finden Sie das Dokument, welches Sie versenden möchten. Klicken Sie hier rechts auf das „Brief-Symbol“. Nun öffnet sich automatisch ein eMail-Verfassenfenster mit der gewünschten Datei als Anhang. Füllen Sie nun noch Empfänger und Betreff aus. Ein Tipp: Erstellen Sie sich eine eMail-Vorlage mit Standardtexten für Angebote, die Sie auf Ihre leere eMail anwenden. Dann ist Ihre komplette Angebots-eMail in Sekundenschnelle fertig und Sie müssen nicht jedes Mal überlegen, was Sie schreiben und die Texte neu tippen.

Variante 2: eMail-Anhang im eMail-Verfassenfenster hinzufügen

Dokument an eMail anhängenHaben Sie Ihre eMail bereits getippt und möchten nun nachträglich noch ein Dokument oder eine Datei hinzufügen, klicken Sie einfach auf das „Büroklammer-Symbol“. Geben Sie in die Zeile „Anhänge“ entweder den Titel (hier „AGBs“) bzw. Teile des Titels ein. Wahlweise können Sie auch die Dokument-ID eingeben, sofern Sie diese auswendig wissen. Die Suche startet automatisch und liefert Ihnen das gewünschte Dokument. Klicken Sie auf das Suchergebnis (hier „AGBs“), um die Datei als Anhang zu Ihrer eMail einzufügen.

 

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