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Digitales Büro: Zettelwirtschaft adé!

22. September 2017

Anwenderbericht RafflerAgentur ER stellt auf digitales Büro um

„Wir wissen immer, was wir wann mit welchem Kunden realisiert haben!“ berichtet Eric Raffler, Geschäftsführer der Agentur ER.

Seit 1998 entwickelt und realisiert die Agentur ER kreative Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Das Portfolio reicht hier von der Visitenkarte über die Gestaltung kompletter Broschüren bis hin zur Fahrzeugverklebung. Dies erfordert eine umfangreiche Kommunikation und Abstimmung mit dem Kunden. Um diese Informationsflut zu managen, suchte Raffler ein passendes System. Und fand es: infra-struktur!

Lesen Sie im Agentur ER Anwenderbericht, wie die komlette Büroorganisation auf digitale Prozesse umgestellt wurde.

Aus Zettelwirtschaft wird digitales Büro

Wurde früher noch mit handgeschriebenen Zettel gearbeitet, setzt die Agentur ER jetzt „infra-struktur“ ein und hat damit auf digitale Prozesse und ein digitales Büro umgestellt. Bei der Neukundengewinnung dient es zur Koordination der Akquise-Aktivitäten sowie Überwachung von Wiedervorlagen. Bei Bestandskunden dokumentieren Kontakthistorien die komplette Kommunikation mit dem Kunden, die in der Vergangenheit stattgefunden hat.

Kurze Einarbeitungszeit und einfache Bedienung

„Da wir auch jährlich wechselnde Praktikanten beschäftigen, können diese anhand der Kundenhistorie sofort erkennen, was mit einem Kunden bereits für Projekte gelaufen sind“, so Agenturchef Eric Raffler. „Ebenso muss ich neuen Mitarbeitern dank der intuitiven Bedieneroberfläche nicht lange erklären, wie „infra-struktur“ funktioniert.

Informationstransfer läuft rund dank Globalisieren-Funktion

Besonders die integrierte Globalisieren-Funktion schätzt Raffler sehr. „Per Globalisieren können wir eMails, Aufgaben und Dokumente einfach an Kollegen mit einer kleinen Notiz delegieren. So gelangt jede Information immer an den richtigen Adressaten“, berichtet Raffler. Dank dem Ampelstatus rot-gelb-grün kann er jederzeit sehen, ob die delegierte Aufgabe noch offen oder bereits erledigt ist. „So macht Arbeiten Spaß!“, freut sich Raffler.

Mobil von überall aus arbeiten

Da Raffler als Agenturinhaber auch selbst viel bei Kunden unterwegs ist, ist insbesondere der mobile Zugriff, z. B. auf die Anrufliste via iPhone, ein unverzichtbarer Mehrwert. „Egal wann ich vom letzten Termin zurückkomme, sehe ich jedes Telefonat des Tages mit Anrufnotizen in meiner Anrufliste. Diese kann ich dann systematisch abarbeiten“, so Raffler. „Ich kann auch Abends zu Hause noch Dinge nachsehen oder nacharbeiten, ohne dass ich noch spät im Büro sitzen muss“, freut sich der Familienvater über die Cloud-Technologie, die infra-struktur jederzeit und von überall aus via Browser erreichbar macht.

Weiterempfehlen? Auf jeden Fall!

Eric Raffler zieht sein Resümee: „infra-struktur“ hat unsere Büroorganisation neu strukturiert und auf moderne, digitale Prozesse umgestellt. Zettelwirtschaft gibt`s bei uns nicht mehr. Wir arbeiten jetzt bereits seit 2005 erfolgreich mit der Software und freuen uns jeden Tag über die Flexibilität und unsere strukturierte Arbeitsweise, die nicht nur wir sondern auch unsere Kunden sehr schätzen.“

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