Ein Betriebsausflug ist eine sehr gute Möglichkeit, um das Miteinander im Unternehmen zu stärken, die Vernetzung im Team und mit verschiedenen anderen Bereichen zu fördern oder seinen Mitarbeitern einfach einmal Dank und Anerkennung zu zollen. Doch rund um das Event stellen sich Unternehmen oft zahlreiche Fragen. Dieser Beitrag beleuchtet das Thema aus rechtlichen, versicherungs- und kostentechnischen Fragen und erklärt, was du als Unternehmer bei Ausflügen beachten musst.
Ein Betriebsausflug – was ist das eigentlich?
Bei einem Betriebsausflug handelt es sich um eine unternehmensinterne Veranstaltung, die in der Regel außerhalb des Betriebs stattfindet. Entweder nehmen nur bestimmte Teile des Unternehmens oder die komplette Belegschaft daran teil. Etabliert haben sich eintägige Betriebsausflüge. Es gibt jedoch auch Unternehmen, deren Ausflüge ein ganzes Wochenende umfassen.
Die Begeisterung für Betriebsausflüge im Team kann sehr unterschiedlich sein. Während sich manche Angestellte das ganze Jahr auf diesen besonderen Tag freuen, ist der Ausflug für andere Angestellte ein notwendiges Übel. Obwohl es sich um eine Veranstaltung des Unternehmens handelt, kannst du deine Mitarbeiter nicht zur Teilnahme verpflichten.
Wer trägt die Kosten des Ausflugs?
In der Regel tragen Unternehmen die Kosten für den Betriebsausflug. Ausnahmen gibt es in der Praxis jedoch zum Beispiel bei den Getränken. Geht man gemeinsam während des Ausflugs essen, kann es sein, dass die Firma nur alkoholfreie Getränke bezahlt oder es eine maximale Anzahl von Getränken gibt.
Genau geregelt ist jedoch, wie der Ausflug steuerlich im Unternehmen zu behandeln ist. Pro Teilnehmer gilt die Summe von 110 Euro pro Betriebsurlaub als maximaler Freibetrag. Dieser Betrag kann zweimal pro Jahr geltend gemacht werden. Kosten, die darüber hinausgehen, sind als geldwerter Vorteil anzusehen und müssen von den Angestellten nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 EstG mit 25 % Lohnsteuer verrechnet werden.
Betriebsausflug und Arbeitszeit
Du hast im Unternehmen zwei Optionen, um einen Betriebsausflug zu veranstalten: Während der Arbeitszeit oder außerhalb der Arbeitszeit.
– Findet der Ausflug während der regulären Arbeitszeit statt, gilt er als Arbeitszeit. Die Angestellten haben somit einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Dauert der Ausflug jedoch länger als die reguläre Arbeitszeit an diesem Tag, können keine Überstunden geltend gemacht werden.
– Ist ein Betriebsausflug für das Wochenende oder einen Feiertag angesetzt, findet die Teilnahme in der Freizeit statt. Ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht nicht. Manche Unternehmen bieten der Belegschaft in diesem Fall einen Zeitausgleich an. Die Regel ist dies jedoch nicht und eine Verpflichtung dafür besteht ebenfalls nicht.
Angestellte, die nicht am Ausflug teilnehmen wollen, können nicht zur Teilnahme verpflichtet werden. Du als Arbeitgeber kannst den Ausflug lediglich anordnen, jedoch nicht zur Pflicht machen. Mitarbeiter, die nicht teilnehmen wollen, müssen stattdessen arbeiten bzw. können einen Urlaubstag nehmen.
Erkrankt ein Angestellter, muss er die Regeln des Unternehmens befolgen und gegebenenfalls ein ärztliches Attest vorlegen, um die Abwesenheit zu belegen.
Die Vorteile eines Betriebsausfluges
Ein Betriebsausflug kann das Gefühl der Zusammengehörigkeit im Unternehmen stärken und ist daher eine wichtige Maßnahme im Bereich des Teambuildings. Zudem fördert ein gemeinsamer Ausflug die Vernetzung innerhalb des Unternehmens. Mit einem Betriebsausflug kann der Arbeitgeber seine Wertschätzung gegenüber den Angestellten zeigen. All das kann sich positiv auf die Zusammenarbeit im Unternehmen auswirken und hat sogar das Potenzial, die Fluktuation zu senken. Zwar ist ein betrieblicher Ausflug für potenzielle Angestellte sicherlich nicht das Ausschlusskriterium, dennoch kann die Tatsache, dass es einen gibt, auch für das Employer Branding in der Kommunikation der Benefits genutzt werden.
Die Nachteile eines Betriebsausflugs
Ein Betriebsausflug kostet dich Geld, vor allem, wenn es sich um eine hochwertige und gut organisierte Veranstaltung handelt. Schließlich fallen Kosten für interne und externe Ressourcen an. Diese Kosten müssen im Budget eingeplant werden. Zudem ist darauf zu achten, die steuerliche Freigrenze von 110 Euro pro Person nicht zu überschreiten. Andernfalls müssen die Angestellten einen Teil versteuern, was dem Ausflug einen negativen Beigeschmack geben könnte.
Ein Betriebsausflug findet in lockerer Atmosphäre statt. Dennoch gilt es, sich professionell zu verhalten – vor allem, wenn Alkohol im Spiel ist.
Best Practices und Beispiele aus dem Alltag
„Den einen“ Betriebsausflug gibt es nicht. Wichtig ist, dass ein Event in seiner Ausrichtung zum Unternehmen bzw. zum Team passt. Für ein kleines Unternehmen, das familiär geführt wird, kann es angemessen sein, dass der Ausflug ein ganzes Wochenende umfasst. Vertriebsorientierte Unternehmen verbinden das Ereignis gerne mit Incentives für die erfolgreichsten Sales Manager. Wichtig ist, dass die Rahmenbedingungen klar sind und der Betriebsausflug frühzeitig kommuniziert wird.
Kommunikation immer im Griff
Mit infra-struktur hebst du die Kommunikation deines Unternehmens auf ein neues Level. Ob interne Planungen oder mit Kunden – dank lückenloser Historie wird jeder Schritt nachvollziehbar dokumentiert.
Versicherungsschutz bei einem Betriebsausflug
Unfälle während eines Betriebsausflugs zählen als Arbeitsunfall und sind über die Berufsgenossenschaft versichert. Dieser Schutz gilt für die Dauer des Ausflugs sowie für den Hin- und Rückweg. Wichtig ist es für Unternehmen, den Ausflug klar abzugrenzen. Das gilt vor allem für Ausflüge, die weit in den Abend hineinreichen. Führungskräfte sollten hier ein klares Zeichen setzen, wann der offizielle Teil zu Ende ist und ab wann es sich um eine private Veranstaltung handelt. Sind auch Familienmitglieder eingeladen, gilt der Versicherungsschutz für sie nicht. Auch unter Alkoholeinfluss oder wenn Fahrlässigkeit im Spiel ist, erlischt der Versicherungsschutz.
Betriebsausflug – kurz zusammengefasst
Ein Betriebsausflug ist eine außerbetriebliche Veranstaltung für die ganze Belegschaft oder Teile davon. Die Teilnahme kann angeordnet werden, ist aber nicht verpflichtend. Findet der Ausflug zur regulären Arbeitszeit an, zählt die Teilnahme als Arbeitszeit. Bei Ausflügen an Wochenenden oder Feiertagen zählt die Teilnahme nicht als Arbeitszeit. Die Kosten für den Ausflug trägt in der Regel der Arbeitgeber. Für die Angestellten besteht Versicherungsschutz. Zu den positiven Effekten zählen die Stärkung des Gemeinschaftsgefühls sowie die bessere Vernetzung untereinander.
