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Datenschutz und rechtskonforme eMail-Archivierung

10. Mai 2017

rechtskonforme eMail-Archivierung

Firmen in der Pflicht: Datenschutz und rechtskonforme eMail-Archivierung nach GoBD

Seit dem 01.01.2015 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet Ihre geschäftlichen eMails rechtskonform für 6 bzw. 10 Jahre zu archivieren. Hierfür schreibt der Gesetzgeber eine besondere eMail-Archivierung vor, damit diese fälschungssicher gespeichert werden. Die letzte Übergangsfrist hierzu ist per 01.01.2017 ausgelaufen – somit ist diese Vorgabe nun für jedes Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Wir zeigen, wie Sie rechtskonform mit infra-struktur agieren.

Die Anforderungen des Bundesdatenschutz an rechtskonforme eMail-Archivierung nach GoBD

Der Einfachheit halber speichern viele Unternehmen einfach den gesamten Unternehmens-eMail-Verkehr rechtskonform ab. ABER hier kommt die Herausforderung für die Unternehmen ins Spiel: Der Bundesdatenschutz verbietet nämlich die Speicherung der privaten eMails der Mitarbeiter in diesem Rahmen. Das bedeutet konkret: Bitte eMails archivieren, aber wirklich nur die geschäftsrelevanten eMails. Konkret sind es sogar 2 Herausforderungen die zu lösen sind:

Herausforderung 1: Trennung von privaten und geschäftlichen eMails

Sie müssen als Unternehmen sicherstellen, dass NUR geschäftsrelevante eMails archiviert werden. Der Unterscheidungsprozess muss also VOR dem Archivierungsvorgang laufen.

Herausforderung 2: Behandlung von eMails ausgeschiedener Mitarbeiter

eMails von ausgeschiedenen Mitarbeitern müssen ebenfalls archiviert werden und im Zugriff bleiben. Sind aber auf dem Account in der Vergangenheit ggfs. private eMails nicht auszuschliessen, dürfen Sie sich des eMail-Kontos nicht einfach bemächtigen und Einsicht nehmen.

Die Lösung: infra-struktur archiviert Ihre eMails rechtskonform gemäß GoBD

Die Lösung ist eigentlich recht einfach – die passende Software vorausgesetzt.

Ein CRM-System wie infra-struktur kann bereits beim Eingang einer eMail automatisiert erkennen, ob diese zu einem geschäftlichen Vorgang gehört oder ob diese tendenziell privater Natur ist. Zusätzlich kann der Mitarbeiter selbst noch Regelwerke aufsetzen die eMails als privat deklarieren. Beispiel: Kommt eine eMail z. B. von mama@gmx.de kann diese direkt als privat eingestuft werden. Somit werden über infra-struktur nur die geschäftsrelevanten eMails in die Archivierung überführt, die restlichen eMails bleiben privat.

Über „digitale Kunden- und Projektakten“ werden die geschäftlichen eMails auch für berechtige Personen jederzeit einsehbar und können auch so, sogar nach dem Weggang eines Mitarbeiters, weiter eingesehen und genutzt werden.

 

Short Facts

  • Lösen Sie das Problem der rechtskonformen Archivierung vs. Unterscheidung privater und geschäftlicher eMails
  • Die Zuordnung von eMails zu „digitalen Kunden- oder Projektakten“ stellt den jederzeitigen Zugriff sicher und ermöglicht eine klare Trennung von privaten und geschäftlichen eMails
  • Ein Automatismus unterstützt, so dass die Trennung und Archivierung quasi „von alleine“ funktioniert

Sie interessieren sich für die Funktion der infra-struktur und möchten Ihre eMails ebenfalls rechtssicher archivieren? Dann rufen Sie uns an.

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