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Früher oder später kommt für jedes Unternehmen der Zeitpunkt, an dem ein CRM-System eingeführt werden muss. Kundendaten mit Tabellen manuell zu verwalten und von einem System ins andere zu kopieren ist keine Option mehr. Vor allem wenn es darum geht, Daten von Kunden oder Interessenten zu finden und immer auf dem neuesten Stand zu halten, ist ein verlässliches und zentral geführtes CRM unumgänglich.

Ganz gleich wie groß dein Unternehmen ist:

Mit der richtigen CRM-Software bleibst du wettbewerbsfähig.

Hinter der Abkürzung verbirgt sich der Begriff Customer Relationship Management, also ein Management für Kundenbeziehungen. Ein CRM-System ist ein Werkzeug, welches Unternehmen dabei hilft, ihre Kontakte zu pflegen und die Beziehung zu Kunden und Geschäftskontakten zu verbessern.

Was kann ein CRM-System?

  • dKundenhistorie: Jede Interaktion mit dem Kunden aufzeichnen
  • Einen Überblick über Marketing- und Vertriebsaktivitäten verschaffen
  • Kundenbeziehungen pflegen und aufrechterhalten
  • Verkaufsförderung und Verkaufssteigerung
  • Neukundengewinnung
  • wInterne Kommunikation verbessern
  • Arbeitsabläufe optimieren

Bei all den Möglichkeiten und unzähligen Anbietern, fällt es nicht leicht, die richtige Software zu finden. Die Auswahl fällt einem also alles andere als einfach. Da versucht ein Anbieter den anderen mit Funktionen und Paketen zu überbieten. Am Ende hängt die Entscheidung aber von dir ab. Welche individuellen Anforderungen hat dein Unternehmen?

 

Was sollte ich bei der CRM-Auswahl beachten?

Im Zuge der Recherche nach dem passenden CRM-System prüfen die meisten nur Anbieter auf unterschiedliche Funktionen und vergleichen diese, anstatt sich erstmal auf die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens zu konzentrieren.

Stell dir vorher folgende Fragen:

Was möchte ich mit dem CRM-System verbessern?

Welche Abläufe müssen bei uns abgebildet bzw. verbessert werden?

Welche Mitarbeiter oder Abteilungen werden mit der Software arbeiten?

Brauche ich eine Anbindungsmöglichkeit an bestehende Systeme?

 

Wenn du dich direkt zu Anfang mit den Prioritäten deines Unternehmens beschäftigt hast, weißt du, warum ein CRM-System überhaupt benötigt wird. Als nächstes gilt es festzulegen, was du und deine Mitarbeiter von der Lösung erwarten.

Welche CRM-Funktionen werden benötigt?

Kein Unternehmen ist wie das andere. Deshalb ist es einfach nicht sinnvoll, sich auf unflexible Standardfunktionen festzulegen. Skalierbarkeit ist hier das Stichwort!

Deine Anforderungen werden sich mit deinem Unternehmen weiterentwickeln. Deshalb solltest du sicherstellen, dass die ausgewählte CRM-Lösung auch mögliche zukünftige Anpassungen abbilden kann. Es wäre unheimlich ärgerlich, sich nach 3 Jahren wieder auf ein neues System umstellen zu müssen.

Viele auf dem Markt angebotenen Funktionen sind für deine Abläufe einfach überflüssig. Warum solltest du für ein überladenes CRM-System bezahlen, obwohl nur ein kleiner Teil davon wirklich gebraucht wird?

Verzichte auf Einheitslösungen von der Stange! Wähle ein CRM-System, was an dein Unternehmen angepasst werden kann.

Vielleicht XRM statt CRM?

Zusammen mit deinem Team betreut ihr eure Kunden über Jahre. Ihr seid darauf angewiesen, auch nach langer Zeit noch genau nachvollziehen zu können, welcher Kollege zuletzt mit dem Kunden gesprochen hat, was vereinbart wurde oder wer der entscheidende Ansprechpartner war? Du willst auch im Homeoffice oder im Hotel Zugriff auf die aktuellen Daten haben? Außerdem willst du dich schnell in Vorgänge einarbeiten, ohne dafür alle Kollegen löchern zu müssen? Dann wäre ein XRM-System die hier wohl richtige Wahl.

Ganz wichtig: CRM-Kundensupport

An wen kann ich mich wenden, wenn ich eine Frage habe? Habe ich direkte Ansprechpartner, die sich auch persönlich um mein Anliegen kümmern könnten? Wie ist der Kundensupport? Kann ich auch telefonisch jemanden erreichen oder muss ich auf Englisch mit Chatrobotern schreiben?

Diese Fragen solltest du dir vor deiner Entscheidung stellen und bei der Auswahl berücksichtigen. Was gibt es schlimmeres, als einen unzulänglichen Kundensupport, bei dem man womöglich Wochen auf eine Antwort warten muss? Wenn man ein Problem oder eine Frage hat, möchte man dies zeitnah geklärt haben, besonders wenn es akut ist.

Freundlicher Kundensupport

Integrierbarkeit des CRM-System

Deine neue CRM-Software sollte sich mit deinen bereits bestehenden Anwendungen, die dein Team täglich im Einsatz hat, integrieren lassen. Es sollte ein optimales Zusammenspiel ergeben, welches eure Arbeitsprozesse unterstützt. Zum Beispiel sollten Anrufe oder Mails direkt in der Kundenakte erfasst werden, sobald sie eintreffen. Erkundige dich deshalb vorab über Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten.

Darüber hinaus sollte deine bereits vorhandene Kundendatenbank (Kontaktdaten, E-Mails oder sonstige) in das neue CRM-System migriert werden können. Datenimport ist hierzu das Stichwort!

 

Live-Demo oder Vorführung

Kaufe niemals die Katze im Sack! Am besten lässt du dir bei einer Live-Vorführung erst einmal die Software demonstrieren und zeigen, wie diese anzuwenden ist. Der Mitarbeiter des Software-Anbieters sollte sich auch mit den Bedürfnissen deines Unternehmens auseinandersetzen und dir zeigen, welchen Mehrwert die Software speziell für euch haben könnte.

Schulung auf dein neues CRM-System

Jedes CRM-System erweist sich als nutzlos, wenn es nicht richtig bedient werden kann. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist eine Schulung, die deine Mitarbeiter über alle Funktionen und deren Nutzung aufklärt. Das kann in einem Webinar oder einer Schulung vor Ort erfolgen. Wichtig ist dabei, dass der persönliche Ansprechpartner vor allem in der Startphase für alle Fragen zur Verfügung steht.

Schulung aller Mitarbeiter

Auch eine Informationssammlung mit allen Funktionen, Tipps und Tricks kann sehr hilfreich sein, um sich auch nach der Schulung jederzeit informieren zu können.

Fazit

CRM, also die Verwaltung der Kundenbeziehungen, spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines jeden Unternehmens – ganz klar!

Um die richtige Lösung zu finden, ist es immer sinnvoll, sich erst über die Bedürfnisse und Anforderungen deines Unternehmens Gedanken zu machen.

Auch wenn dein Unternehmen nicht von Beginn an alle Funktionen und Möglichkeiten benötigt, die eine CRM-Software anbietet, kann es sein, dass diese in der Zukunft doch noch benötigt werden.

Schnell lässt man sich von all den vielversprechenden Dingen blenden, die ein CRM-System für dein Unternehmen tun könnte. Hier ist aber Vorsicht geboten. Besonders für den Start mit einer neuen CRM Software ist es wichtig, es einfach zu halten. Fang erstmal klein an mit Grundfunktionen und erweitere bei Bedarf, wenn dein Unternehmen größer wird oder eure Bedürfnisse wachsen.

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