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Büromanagement – so organisieren und strukturieren Sie Ihr Office

Büromanagement – alles digital in EINEM System

Im digitalen Zeitalter werden von Unternehmen schnelle Reaktionszeiten und promte Informationslieferung erwartet. Idealerweise sollte jeder Mitarbeiter immer auf dem gleichen Informationsstand sein und jeden Kunden stets kompetent betreuen können. Das erfordert einen optimalen Kommunikationsfluss und eine einheitliche Struktur im Unternehmen. Diese Herausforderungen gilt es, heute für jedes Unternehmen zu meistern – egal ob 1 oder 100 Mitarbeiter.

DIGITALES OFFICE 4.0: Stellen Sie Ihr Unternehmen auf digitale Prozesse um!

infra-struktur ist DIE Lösung für modernes Büromanagement! Keine Papierstapel, Ordnerberge oder Postits-Chaos mehr. Jede Information landet mit infra-struktur ein einem System mit fester Struktur, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können. So geht keine Information mehr verloren – egal ob Anrufnotiz, eMail, Dokumente, Termine oder sonstige Aufgaben.

 

Alle Anrufe inkl. Anrufnotizen im Anrufmanagement gesammelt

Ihr Telefon klingelt x-Mal am Tag. Jeder Anruf bedeutet Informationen, die abgelegt oder Aufgaben, die erledigt werden müssen, z. B. Anfragen, Bestellungen, Reklamationen, Termine. Mit infra-struktur müssen Sie sich die Frage nach dem „WOHIN mit den Daten?“ nicht mehr stellen. Anrufe und Anrufnotizen landen automatisch in der chronologischen Kontakthistorie der passenden digitalen Kundenakte. Denn die bekannte Rufnummer, die in den Kontaktdaten hinterlegt ist, wird erkannt und der Anruf passend verknüpft.

eMails zentral in infra-struktur managen

email Bearbeitungsstatus rot gelb grünDas eMail-Management der infra-struktur bietet mehr als gängige eMail-Funktionen. Neben der eigenen eMail-Kommunikation lesen Sie auch, was Ihre Kollegen dem Kunden geantwortet haben. So können Sie jederzeit problemlos vertreten. Delegieren Sie eMails mit einer kurzen Notiz an Kollegen und behalten jeden Bearbeitungsstatus dank des Ampelsystems rot-gelb-grün jederzeit im Blick. Alle eMails werden GoBD-konform archiviert.

Individuelle Datenmasken für Detailinfos zum Kunden

infra-struktur Datenmasken ScribbleJedes Business, jede Branche und jedes Unternehmen ist anders. Deshalb bieten wir Ihnen individuelle Datenmasken anstatt starre Standardfelder. Bestimmen Sie bei infra-struktur selbst, welche Freifelder, Drop-Down-Menüs oder Check-Boxen Sie an welcher Position der Maske benötigen. Verwalten Sie mit infra-struktur problemlos z. B. Ihre Kontakt-/Kundendaten, Lieferanten, Maschinen, Fuhrpark oder Reklamationen.

Marketing- und Vertriebsaktionen in der Kontakthistorie dokumentieren

Chronologische KontakthistorieDokumentieren Sie in in chronologischen Kontakthistorien, wer was wann mit wem besprochen hat. Alle eMails, Anrufe, Faxe, Termine und Aufgaben finden Sie und Ihre Kollegen chronologisch mit exaktem Zeitstempel abgelegt. So sind alle Mitarbeiter stets auf dem gleichen Informationsstand und können sich problemlos vertreten.

Geokarte - Geografischer Überblick über Ihre Kontakte

Geokarte

Die Geokarte zeigt Ihnen, wo Ihre Kontakte geografisch verteilt sind. So können Sie z. B. gezielte Vertriebsaktionen streuen oder Geschäftsreisen effizient planen. Die Listenansicht der Geokarte identifiziert zudem anhand unterschiedlicher, farblicher Markierungen fehlerhafte Adressen, die Sie direkt korrigieren können. Einfacher können Sie Ihre Datenqualität nicht sicherstellen. Schauen Sie sich unser Video an.

Aufgaben und Wiedervorlagen

Aufgaben anlegen mit ErinnerungsfunktionSchluss mit Excel-Checklisten und Postits – sie sind out! Mit infra-struktur erzeugen Sie aus eMails, Anrufen oder Nachrichten mit wenigen Klicks Aufgaben für sich selbst oder Kollegen, die Sie einfach priorisieren und terminieren können. Erinnerungsfunktion und Alarme erinnern Sie frühzeitig an Ihre Aufgaben und Wiedervorlagen. So können Sie nichts mehr vergessen und sich auf die wichtigen Projekte konzentrieren.

Dokumente und Dateien strukturiert zum Kunden oder Projekt ablegen

Dokument mit Kundenakten verknüpfenEgal ob Bilder, Textverarbeitungsdateien oder PDF – Sie können alle Dateien zentral im infra-struktur Dokumentenmanagement hinterlegen und direkt mit Projekten oder Kundenakten verknüpfen. Aussagekräftige Titel und das Hinterlegen von Schlagwörtern helfen beim Kategorisieren und schnellem Wiederfinden der Dokumente. Zudem können Sie Dokumente versionieren und jederzeit alle Versionen abrufen.

Kalender und Termine für sich selbst und andere Kollegen koordinieren

Teilnehmer zu Terminen hinzubuchen und einladenTragen Sie nicht nur Termine für sich selbst ein, sondern wählen Sie bequem aus der Teilnehmerliste Personen aus, die den Termin aktiv wahrnehmen sollen oder ihn nur rein informativ im Kalender hinterlegt bekommen sollen. So kann auch z. B. Ihre Assistentin einfach und schnell Termine für Sie oder andere Kollegen verwalten. Termine können direkt mit Kunden- oder Projektakten verknüpft werden.

 

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