Büro der Zukunft

Die Arbeitswelt ist einem stetigen Wandel unterlegen. Die Gründe für die Entwicklung in diesem Lebensbereich sind vielfältig: Zum einen sind es konjunkturelle Aspekte und Einflüsse wie die Globalisierung, zum anderen technische Innovationen, die dazu beitragen, dass sich die Welt, in der wir Tag für Tag arbeiten, ständig ändert. Selbstverständlich ist auch die Büroarbeit nicht frei von wesentlichen Veränderungen. Die Coronakrise, die in Europa im ersten Quartal 2020 Ihren Lauf nahm, zeigt zudem auf, dass speziell in diesem Bereich sogar besonders viel Nachholbedarf besteht, um den Anforderungen und Bedürfnissen in der nahen Zukunft besser gerecht zu werden.

Für Unternehmer ist es von größter Bedeutung, sich mit der neuen Welt auseinanderzusetzen. Das gilt im Besonderen für Bürothemen, die im Zusammenhang mit der Digitalisierung stehen. Nur so besteht die Möglichkeit, motivierten Mitarbeitern ein Umfeld bieten zu können, in dem sie gerne arbeiten und ihr Leistungspotenzial voll ausspielen können – denn der Erfolg deiner Mitarbeiter ist in aller Regel auch dein Erfolg. Wie sieht er also aus, der ideale Arbeitsplatz der Zukunft? Auf welche Punkte musst du im Besonderen achten, um deine Mitarbeiter nachhaltig ans Unternehmen binden zu können.

Nicht nur die Digitalisierung, sondern auch die Flexibilität gehört zu den wichtigen Zukunftsthemen, was die Büroarbeit angeht. Die Coronakrise hat gezeigt, dass es manchmal von größter Bedeutung sein kann, sich schnell auf neue Situationen einstellen zu können. Nur wenn bestimmte Voraussetzungen geschaffen werden, besteht die Möglichkeit, auch in Sondersituationen den Betrieb weiter aufrechtzuerhalten.

Der Aspekt Flexibilität bezieht sich dabei sowohl auf die IT-Struktur als auch auf die Büroflächen selbst. Eine flexible IT-Infrastruktur soll den Mitarbeitern zum Beispiel erlauben, bei Bedarf schnell auf die Option Home-Office umzuschwenken. Die IT-Infrastruktur muss unter anderem einen Zugriff auf Arbeitsdaten diverser Natur beziehungsweise auf das Unternehmensintranet möglich machen – einen Nachteil diesbezüglich gegenüber dem normalen Arbeitsplatz im Geschäftsgebäude sollte ein Home-Office in Zukunft nicht mehr aufweisen. Auch im Rahmen einer Geschäftsreise kann eine flexibel und weit reichend nutzbare IT-Struktur natürlich jede Menge Vorteile mit sich bringen. Sie spart Zeit und ermöglicht den Mitarbeitern vor Ort ein effizientes Arbeiten.

Auch das Thema Flexibilität im Hinblick auf Büroräumlichkeiten sollte nicht unterschätzt werden. Auch hier hat die Coronakrise den Unternehmen mit aller Deutlichkeit aufgezeigt, dass es zur Notwendigkeit kommen kann, schnell auf neue Umfeldbedingungen reagieren zu können. Die Rede ist von Mindestabständen, der Installation von Vorrichtungen zur verbesserten Hygiene und anderen Konzepten, die im Rahmen von Pandemien zum Einsatz kommen. Aber auch zu normalen Zeiten können flexibel nutzbare Büros von Vorteil sein. Die Arbeit ist heute nämlich oftmals objektspezifisch. Das bedeutet, dass Teams schneller gebildet und wieder aufgelöst werden müssen. Ein flexibles Bürokonzept kann Prozesse dieser Art im Unternehmen besser unterstützen, da schneller Anpassungen im Hinblick auf diverse Anforderungen möglich sind.

Digitale Technologien werden immer häufiger dazu genutzt, miteinander zu kommunizieren – sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich. Bis vor Kurzem wurde im Büroalltag immer relativ häufig auf konventionelle Art und Weise telefoniert, um Anfragen zu stellen, Probleme zu bearbeiten oder um andere Dinge zu erledigen. Bei komplexeren Problemen oder umfangreicheren Gesprächen mit mehreren Personen gab es Meetings oder Kundenbesuche, die meist in speziellen Besprechungszimmern abgehalten wurden. Im Zuge der Corona-Krise war vieles in dieser Hinsicht nicht mehr ohne Weiteres möglich.

Es wurde im großen Stil auf Videokonferenz-Tools und andere digitalen Technologien zur Kommunikation zurückgegriffen, um weiterhin Besprechungen abhalten zu können. Natürlich gab es Tools dieser Art schon vor der Krise – in einem derartigen Umfang fanden sie jedoch nicht Verwendung.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass viele Unternehmen die Vorzüge dieser digitalen Technologien zu schätzen gelernt haben und sie auch weiterhin nutzen werden. Demzufolge sind in diesem Bereich große Entwicklungssprünge zu erwarten. Es wird also spannend, was der Arbeitsplatz der Zukunft in dieser Hinsicht bringt. Vielleicht ist die Qualität und Leistungsfähigkeit von Videokonferenzsystemen schon bald so hoch, dass virtuelle Meetings dadurch äußerst realitätsnah erscheinen.

Das Büro der Zukunft wird mit großer Wahrscheinlichkeit zunehmend im virtuellen Raum stattfinden. Zumindest ein Teil der Tätigkeiten und Prozesse werden wohl überwiegend digital abgewickelt. Die Online-Videokonferenztechnologien machen dabei nur den Anfang. Digitale Tools, mit denen es möglich ist, Einsicht auf die Bildschirme der Mitarbeiter beziehungsweise Projektteammitglieder zu bekommen, erlauben eine Kommunikation und ein gemeinsames Arbeiten, wie man es in einem konventionellen Umfeld gewohnt ist.

Cloudlösungen und ein intelligentes, digitales Dokumentenmanagement können ebenfalls dazu beitragen, die Effizienz diverser Prozesse zu steigern. Der wesentliche Vorteil dieser Technologien ist, dass die Arbeit zunehmend vom Ort getrennt wird – ein Höchstmaß an Flexibilität ist die Folge. Lange Wege und damit jede Menge Zeitaufwand werden geschickt vermieden, da die Mitarbeiter ja meist an ihrem Platz bleiben können, um an bestimmten Dingen zu arbeiten. Zudem kannst du deine Mitarbeiter selbst entscheiden lassen, ob sie lieber im Büro im Geschäftsgebäude oder Zuhause arbeiten wollen. Für viele Menschen kann sich diese Form der Entscheidungsfreiheit zu einem echten Benefit herauskristallisieren.

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