So vermeiden Sie Unzufriedenheit am Arbeitsplatz

Kalter Kaffee, Papierstau im Drucker, quietschende Bürostühle … das nervt!  Jedoch sind es meist veraltete Technologien, die für Unmut am Arbeitsplatz sorgen. Das ergab eine Studie des Marktforschungsinstituts Censuswide.  Aber was kannst Du dagegen tun?

Chaosfalle: Dokumentenablage

Du hast bereits einen Schritt zum Papierlosen-Büro gemacht und legst sämtliche Dokumente in digitalen Ordnern auf Deinem PC, vielleicht sogar auf einem zentralen Server ab? Herzlichen Glückwunsch! Die Digitalisierung hat Einzug in Dein Unternehmen erhalten. Aber steckt hinter Deiner digitalen Dokumentenablage ein geordnetes System? An das sich im besten Fall alle Kollegen*innen halten?

31% der 6.045 befragten Bürokräfte gaben an,
dass es Ewigkeiten dauert, Dokumente im System wiederzufinden

Der Grund dafür: fehlende Strukturen. Bestimmt hast Du damals bei der Einarbeitung der neuen Mitarbeiter*innen erklärt, wie, was, wo abzulegen. Doch mit der Zeit verlassen Mitarbeiter das Unternehmen und neue kommen hinzu und letztlich findet jeder seine eigene Methodik am einfachsten.

Und wie sieht es heute aus? 152 Ordner, darunter 327 Unterordner mit jeweils zig Dokumenten. Nun gibst Du Deiner Azubine die Aufgabe, den Vertrag von Kunde Müller aus dem Jahr 2018 rauszusuchen. Doch wo liegt der wohl? Im Ordner “Vertraege_2018_01”? Oder “2018_alle_Kundenvertraege”? Oder “Ueberarbeitete_Vertraege_neu”? Du merkst, eine systematische Ablage fehlt.

 

Minuspunkt: Veraltete Technologien

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"Ich fühle mich mit dank der neuen Technologie stärker verbunden mit meinem Arbeitgeber"

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"Meine Motivation steigt, wenn mein PC schneller läuft"

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"Ich bin dank neuer Technik viel zufriedener"

Ein weiterer Punkt der Unzufriedenheit im Büro sind alte Technologien, die kurz vor der Rente stehen. Langsame Rechner und der Drucker braucht gefühlt Stunden, bis er auf Betriebstemperatur ist und endlich das Dokument ausdruckt. Der Scanner zieht immer so einen komischen Strich ins Dokument, aber es ist ja noch lesbar, also lange noch kein Grund für eine Neuanschaffung.

Moment mal …

Ist Dir bewusst, dass Du und Deine Kollegen*innen pro Tag 38 Minuten mit der Bedienung alter Geräte beschäftigt seid? Ganz schön teuer, wenn man das mal auf 10 Mitarbeiter*innen hochrechnet – Investiere das Geld doch lieber gleich in eine aktuellere Technik.

 

5 Tipps für mehr Mitarbeiterzufriedenheit im Büro

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Einsatz neuer Technologien

Nicht nur aktuelle Technik, sondern auch neue Technologien sorgen für einen besseren Ablauf im Büro. Mit infra-struktur bringst Du ein klares und aufgeräumtes Dokumentenmanagement ins Unternehmen, wo Dateien innerhalb von Sekunden gefunden werden.

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Transparente Kontakthistorien

Mit der Kontakthistorie sehen alle Mitarbeiter*innen was zuletzt mit dem Kunden besprochen wurde. Ruft der Kunde wieder an, kann wirklich jeder aufgrund der letzten Informationen direkt weiterhelfen. Zufriedener Kunde = zufriedener Mitarbeiter.

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Professionelles Anrufmanagement

Verbinde Deine Telefonanlage mit infra-struktur. So kannst Du mit nur einem Klick direkt Deinen Kunden anrufen. Benutzt Du Head-Sets? Es ist höchste Zeit dafür! Den Hörer zwischen Ohr und Schulter einklemmen, um tippen zu können, ist nicht mehr!

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Aufgabenverwaltung statt Klebezettel

Schreibst Du kleine Aufgaben und Notizen immer noch auf gelbe Klebezettel? Erheblich einfacher und transparenter gehts mit einer Aufgabenverwaltung. Erstelle Dir Aufgaben und teile diese mit Deinen Kollegen. Lasse Dich zum passenden Zeitpunkt an Aufgaben erinnern, damit nichts untergeht.

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Kollaborativer Kalender

Mit Hilfe von Multiansichten und Kollison-Checker im Kalender erstellst Du Besprechungstermine im Handumdrehen. Das langwierige Geklicke zwischen den Kalendern der Mitarbeitern*innen auf der Suche nach einem freien Terminplatz hat ein Ende.

Wir vereinfachen Dir deinen Büroalltag und bringen Dich und Deine Technik auf den Stand Dinge. Wie wir das machen erfährst Du in einen kostenlosen Demotour.

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