Wie du Ausreden, die dich vom Arbeiten ablenken, entlarvst und zu einem effektiven Zeitmanagement findest

Manchmal läuft es beim Arbeiten für dich wie geschmiert. Dann bist du produktiv und hast nach Feierabend das Gefühl etwas geschafft zu haben. Allerdings geht es den meisten Mitarbeitern so, dass diese Tage eher zu den Ausnahmen gehören. Viel häufiger ist effizientes Arbeiten eher ein Fremdwort für sie. Warum das so ist? Das Leben hält eine Fülle an Ablenkungen bereit, die einfach attraktiver sind, als konzentriert am Schreibtisch zu sitzen, auch wenn es dabei nur um den Gedanken an die nächste Urlaubsreise geht. Daneben machen dir vielleicht schwierige Arbeitsaufgaben ein wenig Angst. Deshalb schiebst du sie gerne vor dir her.

In manchen Fällen ist auch ein schlechtes Zeitmanagement Schuld daran, dass Menschen nicht so produktiv arbeiten können, wie sie es sich eigentlich wünschen. Oder erscheint dir dein Job manchmal sogar als eine einzige große Zeitverschwendung, in die du mehr investierst als zurück bekommst? Hier erfährst du welche selbst gewählten Ausreden dazu führen, dass du nicht effektiv arbeitest, wie du diese am besten entlarvst und deine Motivation wieder finden kannst.

Der Teufel namens Prokrastination

Ja, du hast richtig gelesen, Prokrastination ist ein wahrer Teufel. Denn damit bezeichnet man das große Aufschieben. Wenn du auch daran leidest, hast du zwar immer den guten Vorsatz deine Arbeit zu erledigen, doch irgendwie kommt es nie dazu. Die Gründe dafür sind vielfältig. Meist werden die Dinge ewig aufgeschoben, die keine Deadline haben. Deshalb erscheint es dir vermutlich als Zeitverschwendung genau in diesem Moment deine Unterlagen ordentlich abzuheften, damit du sie später leichter wiederfinden kannst. Zu Aufgaben, die gerne aufgeschoben werden, zählen zudem vor allem diejenigen, die langweilig oder mühevoll sind. Dir fehlt einfach die Motivation sie durchzuführen. Statt dessen suchst du dir lieber eine Ablenkung in Form von Aufgaben, die zwar ebenfalls irgendwann einmal erledigt werden könnten, dich aber nicht weiter bringen. So gaukelst du dir selbst vor produktiv und effektiv gewesen zu sein. Wirklich gearbeitet hast du dabei aber nicht.

Morgen oder irgendwann sind die besten Zeitpunkte, um etwas zu erledigen

Wer Arbeitsaufgaben hinauszögert und aufschiebt, der hat für sich selbst meist gute Ausreden parat, warum diese Aufgaben jetzt gar nicht so dringend erledigt werden müssen. Der Klassiker darunter ist, dass die Arbeitsaufgaben noch Zeit haben. Warum also nicht erst morgen damit beginnen? Aber hast du schon einmal daran gedacht, dass sich alle auf morgen, oder irgendwann, verschobenen Aufgaben mit der Zeit aufstauen und es irgendwann tatsächlich zu spät sein könnte, sie noch zu erledigen?

Denn die Aufschieberei ist auch ein Zeichen von schlechtem Zeitmanagement. Wer immer aufschiebt, verliert schnell den Überblick darüber, was wirklich wichtig ist. Besser ist es Arbeitsaufträge direkt und effizient zu erledigen, sobald du dich zum ersten Mal damit auseinandersetzt.

Du hast die Aufgabe ja bereits geöffnet vor dir liegen. Wenn du sie jetzt wieder schließt, und erst Wochen später darauf zurück kommst, musst du dich wieder komplett neu einarbeiten. Deshalb ist Aufgaben halb angesehen auf unbestimmte Zeit liegen lassen nichts anderes als Zeitverschwendung. Und was du erledigt hast, das hast du schließlich weg vom Schreibtisch. Alleine dieser Gedanke kann Motivation genug sein, damit du Dinge wirklich umgehend abarbeitest.

Was schwierig ist, wird erstmal liegen gelassen

Auch das kennst du bestimmt. Ist ein Arbeitsauftrag besonders schwierig, dann machst du lieber erstmal etwas anderes. Denn niemand setzt sich gerne mit Dingen auseinander, von denen er denkt, dass er sie vielleicht gar nicht bewältigen kann. Aber auch das kann sich fatal auf dein Zeitmanagement auswirken. Denn gerade bei Aufträgen, für deren Bearbeitung man nicht direkt den perfekten Lösungsweg im Kopf hat, kann man nur sehr schlecht einschätzen, wie lange man tatsächlich für die Bearbeitung brauchen wird. Vermutlich musst du dir zunächst Zusatzwissen aneignen oder Kollegen um Hilfe bitten, um die Aufgabe bearbeiten zu können. Je länger du damit wartest, dieses Problem anzugehen, desto schwieriger gestaltet sich die Lösung, vor allem, wenn am Ende auch noch Zeitdruck dazu kommt. Effizienter ist es also, wenn du vor allem schwierige Aufgaben direkt angehst. Das erleichtert dir zum einen dein persönliches Zeitmanagement, zum anderen hast du ein Erfolgserlebnis, wenn du eine schwierige Aufgabe geschafft hast.

Jetzt erstmal Pause

Natürlich, jeder braucht einmal eine Pause. Doch auch die will richtig gesetzt sein. Denn wenn du zu oft, oder einfach an der falschen Stelle Pause machst, kann es sein, dass effizienter und ohne Ablenkung arbeitende Kollegen schnell an dir vorbeiziehen. Pausen richtig setzen, ist also auch eine Sache des durchdachten Zeitmanagements. Gönne dir deine Pausen also dann, wenn du wirklich ohne Zeitverschwendung produktiv gearbeitet hast. Das gelingt dir gut, wenn du deinen Arbeitsalltag überdenkst und dir gezielt überlegst welche Aufgaben dringend erledigt werden müssen. Lege dir also eine Liste der Prioritäten an. Beginne dann mit den unangenehmen Aufgaben, denn die erledigt zu haben, gibt dir ein gutes Gefühl. Reduziere dann die klassischen Ablenkungen, wie einmal schnell in die Sozialen Netzwerke zu schauen oder jede eingehende Mail direkt zu öffnen. Bleibe konzentriert bei deinen Aufgaben, denn dann erledigst du sie auch effektiv. Und plane die Pausen in dein Zeitmanagement mit ein.

Praktische Tipps für besseres Zeitmanagement und gegen Zeitverschwendung

Du arbeitest immer dann sehr produktiv, wenn du zu einer Zeit nur eine Sache angehst. Wenn du mit Kollegen in der Zoom-Konferenz sitzt, dann konzentriere dich darauf und beschäftige dich nicht nebenher mit anderen Dingen. Denn Multi-Tasking führt dazu, dass du am Ende alles nur halb erledigt hast und viele Arbeitsaufträge noch einmal kontrollieren und neu aufrollen musst, um zu sehen, ob du wirklich alles bedacht und erledigt hast. Setze dir feste Zeiten für die Bearbeitung von Mails. Denn jedes Mal, wenn eine Mail bei dir ankommt, und du sie sofort öffnest, unterbricht das deine Konzentration und lenkt dich von deiner aktuellen Aufgabe ab. Setze dir außerdem innerhalb deines Zeitmanagements erreichbare und realistische Ziele und überfrachte deinen eigenen Terminkalender nicht unnötig. Wenn du siehst, dass du deine Tagesaufgaben auch wirklich schaffst, dann ist die Versuchung etwas aufzuschieben weitaus geringer. Denn warum solltest du Dinge aufschieben, die du auch direkt abhaken kannst?