Die Lippstädter Hausverwaltung blickt auf mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften, Gewerbe- und Wohnungsmietobjekten zurück. Die Wünsche ihrer Kunden sind so individuell, wie die Immobilien, die sie verwalten.

Die Anforderungen eines stetig wachsenden Unternehmens sorgen mit der Zeit für ein hohes Kommunikationsaufkommen – sowohl intern als auch extern. „Je größer wir wurden, desto schwieriger war es, die Kommunikation aller Beteiligten unter einen Hut zu bekommen. Nicht jeder der acht Mitarbeiter bekam alles mit. Unzählige Klebe- und Notizzettel machten im Krankheitsfall eine Vertretung nicht einfach“, schildert Marlies Jungemann die Situation. “Hier brachte die Software infra-struktur die Lösung.”

Schneller reagieren + gut Bescheid wissen = zufriedenere Kunden!
Bei der Verwaltung von mehr als 1.800 Einheiten und einem Aufkommen von rund 17.000 Anrufen pro Jahr, die bearbeitet werden müssen, kamen die Mitarbeiter organisatorisch an ihre Grenzen. infra-struktur löste das Monopolwissen auf und sorgte für eine neue, transparente Unternehmenskommunikation. Jeder Mitarbeiter kann jetzt zu jeder Zeit auf alle Informationen zugreifen. Dadurch kann gezielt Auskunft gegeben werden. Rückrufe erfolgen deutlich schneller. „Wir haben die Reaktionszeiten unserer Mitarbeiter stark verkürzt. Dies alles hat maßgeblich zu einer erhöhten Zufriedenheit unserer Kunden beigetragen“, freut sich Frau Jungemann.

Ampelsystem rot-gelb-grün informiert über Bearbeitungsstatus – auch von Kollegen

Bearbeitungsstatus

Besonders überzeugend war für das Team der Lippstädter Hausverwaltung das Ampelsystem in der infra-struktur. „Jetzt können wir anhand der Farben rot-gelb-grün immer sehen, in welchem Status sich z.B. eigene Aufgaben und die von Kollegen befinden. So können wir nun jederzeit ohne große Recherche und Rückfragen kompetent auf alle Fragen unserer Kunden antworten.

Durch die Cloud-Software können wir jetzt auch von zu Hause aus schnell reagieren
Besonders flexibel sind wir nun auch in Notfällen, z.B. bei einem Rohrbruch am Wochenende. Dank der Cloud-Software können wir einfach von zu Hause mit infra-struktur arbeiten. Anhand der digitalen Objektakten können wir schnell ermitteln, welcher Handwerker für welches Objekt zuständig ist. Schnelle Hilfe kommt bei unseren Kunden in solchen Fällen natürlich besonders gut an“, resümiert Jungemann.

Transparenz wird bei uns gelebt. Mit infra-struktur kann nun jeder Mitarbeiter immer eine Auskunft geben. Unsere Kunden sind begeistert von unseren schnellen Reaktionszeiten!“

Marlies Jungemann

Lippstädter Hausverwaltung

Projektsteckbrief

Unternehmen
Lippstädter Hausverwaltung Brüssau & Klocke OHG
Rixbecker Straße 24
59555 Lippstadt
www.lippstaedter-hausverwaltung.de

Ansprechpartner Frau Jungemann

Branche: Hausverwaltung
Anzahl Mitarbeiter: 8
infra-struktur Anwender: 8

Projektziele
Auflösung des Monopolwissens einzelner Mitarbeiter und Einführung einer transparenten Unternehmenskommunikation, bei der alle Mitarbeiter stets optimal informiert sind.

Lösung
Einführung der Software „infra-struktur“ in 2009, um die Reaktionszeiten der Mitarbeiter gegenüber den Kunden zu verkürzen.

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