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5 Zutaten für ein optimales E-Mail Management

10. Oktober 2018

5 Zutaten eMail Management

Erfolgsrezept im E-Mail Management

Empfinden Sie das Abarbeiten von E-Mails auch als langwierig und lästig? Seien wir mal ehrlich, das schieben wir doch am liebsten vor uns her! Statistiken zeigen, dass Arbeitnehmer fast 4 Stunden pro Tag, somit die Hälfte Ihrer Arbeitszeit in solche Zeitfresser investieren. Befreien Sie sich von der Zeitverschwendung. Für das Erfolgsrezept im E-Mail Management, braucht´s nur 5 Zutaten! Hier lernen Sie, wie Sie mehr Effizienz schaffen und stressige Aufschieberitis los werden.

1. Feste Zeitfenster

Legen Sie sich feste Zeitfenster für die Bearbeitung von E-Mails. Entscheiden Sie hierbei selbst, ob Sie Ihren Tag mit dem E-Mails lesen beginnen, um sich erstmal einzuarbeiten. Oder legen Sie die Abarbeitung auf einen Zeitpunkt, wo weniger Trubel im Büro herrscht. Egal für welchen Zeitraum Sie sich entscheiden, wichtig ist es, eine Routine reinzubringen. Diese hilft Ihnen dabei, E-Mails nicht in die Ewigkeit hinauszuschieben. Ach ja! In der Mittagspause bleibt das E-Mail Postfach auf dem Smartphone auch geschlossen! Pausen sind zum Abschalten da :)

2. Ton aus und im Flow bleiben

Sie arbeiten gerade hoch konzentriert an einer Aufgabe, die Zeit verfliegt wie im Flug? Das nennt man den „Flow“. Das Gleichgewicht aus der Anforderung einer Aufgabe und die eigene Fähigkeit, diese zu meistern. Psychologen bezeichnen das auch gerne als beglückendes Gefühl der völligen Vertiefung.

Versetzen wir uns doch mal in so eine Situation. Hochkonzentiert und vertieft in d… „Pling“ … in die Plan… „Pling“ …. in die Planung der … „Pling“ … DAS GIBT´S DOCH NICHT! Schnell mal eben gucken, ob da eine wichtige E-Mail reingekommen ist. Ach doch nicht – kann warten. Wussten Sie, dass es jetzt gute 20 Minuten braucht, um wieder in den Flow zu kommen?! Höchst ineffizent oder?! Deshalb: Postfach-Klingelton ausschalten! Bei dringenden Fragen wird man sich schon persönlich bei Ihnen melden.

3. Alles der Reihe nach

Da ist man mal einen Tag nicht da und schon befinden sich 57 E-Mails im Postfach. Wo soll man da nur anfangen? Am besten mit den E-Mails, die am längsten auf Antwort warten. Sie arbeiten sich also systematisch von unten nach oben. E-Mails, deren Bearbeitung komplizierter oder aufwendiger ist, legen Sie als Aufgabe mit einer Deadline fest. Kann ein Kollege eine E-Mail besser bearbeiten oder fällt diese sogar eigentlich in seinen Zuständigkeitsbereich? Dann delegieren Sie ihm diese.

4. Vorlagen nutzen

Ein Zeitsparer sind Textvorlagen. Diese sind besonders bei wiederkehrenden Anfragen nützlich. Um eben nicht dieselbe Antwort immer und immer wieder tippen zu müssen, legen Sie den Text inklusive Anrede und Signatur fest. Die gespeicherte Textvorlage brauchen Sie dann nur in der Antwortmail abrufen, Empfänger anpassen und abschicken. Desweiteren vereinfachen z. B. vertriebliche Textvorlagen, neuen Kollegen den Einstieg in den Vertriebsprozess.

5. Newsletter abbestellen

Newsletter, deren Status Sie meistens ohne richtig zu lesen auf „grün“ (= erledigt) setzen, können Sie auch gleich abbestellen oder? So vermeiden Sie das Überlaufen Ihres Postfachs. Der entsprechende Button befindet sich meist in der Fußzeile von E-Mails und ist mit zwei Klicks abgehakt.

Probieren Sie es selbst aus – das erfolgsversprechende Rezept für E-Mail Management!

 

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