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5 Tricks gegen Unzufriedenheit im Büro

12. Februar 2019

Unzufriedenheit im Büro

So vermeiden Sie Unzufriedenheit am Arbeitsplatz

Kalter Kaffee, Papierstau im Drucker, quietschende Bürostühle … das nervt!  Jedoch sind es meist veraltete Technologien, die am meisten für Unmut am Arbeitsplatz sorgen. Das ergab eine Studie des Marktforschungsinstituts Censuswide. Die Ergebnisse hierzu finden Sie in der Infografik. Aber was können Sie als Arbeitgeber dagegen tun?

Lesen Sie weiter: 5 Tricks, mit denen Sie die Unzufriedenheit im Büro abschaffen!

Chaosfalle: Dokumentenablage

Sie haben bereits einen Schritt zum Papierlosen-Büro gemacht und legen sämtliche Dokumente in digitalen Ordnern auf Ihren PC, vielleicht sogar auf einem zentralen Server ab? Herzlichen Glückwunsch! Die Digitalisierung hat Einzug in Ihr Unternehmen gehalten. Aber steckt hinter Ihrer digitalen Dokumentenablage ein geordnetes System? An das sich im besten Fall alle Mitarbeiter halten?

31% der 6.045 befragten Bürokräfte gaben an, dass es Ewigkeiten dauert, Dokumente im System wiederzufinden.

Der Grund dafür: fehlende Strukturen. Bestimmt haben Sie damals bei der Einarbeitung Ihrer neuen Mitarbeitern erklärt, wie, was, wo abzulegen. Doch mit der Zeit verlassen Mitarbeiter das Unternehmen und neue kommen hinzu. Diese neuen Mitarbeiter wiederrum kreierten Ihre ganz eigene Ablagemethodik.

 

Unzufriedenheit im Büro

 

Und wie sieht es heute aus? 152 Ordner, darunter 327 Unterordner mit jeweils zig Dokumenten. Nun geben Sie Ihrer Azubine die Aufgabe, den Vertrag von Kunde Müller aus dem Jahr 2018 rauszusuchen. Hm … wo liegt der wohl? Im Ordner „Vertraege_2018_01“? Oder „2018_alle_Kundenvertraege“? Oder „Ueberarbeitete_Vertraege_neu“? Sie merken, eine systematische Ablage fehlt.

Minuspunkt: Veraltete Technologien

Ein weiterer Punkt der Unzufriedenheit im Büro sind alte Technologien, die kurz vor der Rente stehen. Langsame Rechner und der Drucker braucht gefühlt Stunden, bis er auf Betriebstemperatur ist und endlich das Dokument ausdruckt. Der Scanner zieht immer so einen komischen Stich ins Dokument, aber es ist ja noch lesbar, also lange noch kein Grund für eine Neuanschaffung. Klasse! Ihre Digitalisierungsstrategie ist im Jahre 1999 stehen geblieben.

Ist Ihnen bewusst, dass Ihre Mitarbeiter pro Tag 38 Minuten mit der Bedienung alter Geräte beschäftigt sind? Wenn man überlegt, wie viel Sie ein Mitarbeiter kostet, hochgerechnet auf 25 Büromitarbeiter in Ihrem Unternehmen, ist das ein ziemlich hoher Kostenpunkt im Jahr. Investieren Sie das Geld lieber in eine aktuellere Technik!

Steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit

16 % der Befragten gaben an, dass sie sich mit neuer Technologie dem Arbeitgeber stärker verbunden fühlen würden. Eine höhere Verbundenheit, bedeutet weniger Fluktuation in Ihrem Unternehmen. 42 % sind sich sogar sicher, dass ihre Motivation steigen würde, wenn PC und Co. schneller laufen. Und sogar 52 % sagten, sie wären dank aktueller Technik viel produktiver.

 

5 Tricks für mehr Zufriedenheit im Büro
  1. Nicht nur aktuelle Technik, sondern auch neue Technologien sorgen für einen reibungsloseren Ablauf im Büro. Mit infra-struktur bringen Sie ein klares und aufgeräumtes Dokumentenmanagement in Ihr Unternehmen, wo Dateien innerhalb von Sekunden gefunden werden dank intelligenter Verknüpfungen.
  2. Mit der Kontakthistorie sehen Mitarbeiter was zuletzt mit dem Kunden besprochen wurde. Ruft der Kunde wieder an, kann der Mitarbeiter auf Grund der letzten Informationen direkt weiterhelfen. Zufriedener Kunde bedeutet zufriedener Mitarbeiter.
  3. Koppeln Sie Ihre Telefonanlage mit dem Anrufmanagement von infra-struktur. So können Sie und Ihre Mitarbeiter mit nur einem Klick in der Anruferliste oder Kundenakte rauswählen. Benutzen Sie Head-Sets? Es ist höchste Zeit dafür! Den Hörer zwischen Ohr und Schulter einklemmen, um tippen zu können, ist nicht mehr!
  4. Schreiben Sie kleine To-Do´s und Notizen immer noch auf gelbe Klebezettel? Erheblich einfacher und transparenter ist da die Aufgabenverwaltung von infra-sturktur. Teamleiter erstellen hier Aufgaben für die Mitarbeiter und sehen auf einen Blick, in welchem Bearbeitungsstatus sie sich befinden.
  5. Mit Hilfe von Multiansichten und Kollison-Checker im Kalender erstellen Sie Besprechungstermine im Handumdrehen. Das langwierige Geklicke zwischen den Kalendern der Mitarbeiter auf der Suche nach einem freien Terminplatz, hat ein Ende.

>>> Lesen Sie welche infra-struktur Funktionen Ihre Mitarbeiter zufriedener machen:

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