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5 einfache Wege zur stressfreien Kommunikation

28. Februar 2019

Kurz mal eben anrufen

Verhindern Sie nervige Kommunikation im Büro

Kurz mal eben beim Kollegen durchrufen, weil Sie noch die ein oder andere Frage haben bezüglich des Meetings morgen. Ihr Kollege antwortet gereizt und kurzgebunden. Haben Sie gewusst, dass Sie Ihren Kollegen damit aus seinem Workflow reißen und dieser dann geschlagene 25 Minuten braucht, um sich wieder auf seine Tätigkeit zu konzentrieren? Jetzt kommt Ihnen Ihre Frage bestimmt doch nicht mehr so wichtig vor.

Lesen Sie weiter: 5 Wege zur stressfreien Kommunikation am Arbeitsplatz

 

1. Beschäftigt? Lassen Sie es die anderen wissen

Sind Sie gerade in einer Aufgabe, die höchste Konzentration verlangt und möchten nicht gestört werden? Dann lassen Sie es Ihre Kollegen wissen. Stellen Sie dafür Ihren Benutzerstatus in der infra-struktur Topbar auf “Nicht stören”. In der User-Online-Box können Ihre Kollegen dann auf einen Blick sehen, ob ein kurzer Anruf möglich ist oder nicht. Halten Sie Ihren Status aktuell, sodass Ihre Kollegen wissen, wann Sie für Rückfragen verfügbar sind.

Benutzerstatus Userbox

2. Teammeeting – aber wann?

Sie möchten nächste Woche ein Teammeeting ansetzen. Aber wann haben Ihre Kollegen dafür ein freies Zeitfenster? Eine Möglichkeit ist es, sich durch sämtliche Kalender der Kollegen zu klicken oder die Kollegen mal eben kurz anzurufen und fragen wann es passt. Beide Varianten sind zeitaufwendig und mühsam. Das “kurz mal eben anrufen” kann wiederum als negative Kommunikation gesehen werden. Nutzen Sie da lieber die Multiansicht im infra-struktur Kalender. Hier werden Ihnen sämtliche verfügbare Zeiten Ihrer Kollegen für Termine angezeigt. So lässt sich ganz einfach ein freies Zeitfenster für Besprechungen finden.

Multiansicht im Kalender

3. Was man nicht im Kopf hat …

… hat man in der Anrufnotiz. Nutzen Sie in Ihrer infra-struktur Anrufnotizen, um im Telefonat Besprochenes festzuhalten. Automatisch verknüpft mit einer Kundenakte, können Sie dann jede Kommunikation ob per E-Mail oder Anruf nachvollziehen. Entscheidungen per E-Mail einzuholen, kann zu einem langen Hin- und Hersenden von Mails führen. Ein klärendes Telefonat bringt so etwas schneller auf den Punkt.

Anrufnotiz einer telefonischen Bestellung

4. Telefon oder Nachricht?

Das spontane Einholen von Informationen per Telefon kann sich weiterhin als schwierig gestalten, da der Kollege erst aus seiner Aufgabe herausgerissen wird und dann schnell auf ein komplett anderes Thema umswitchen muss. Die Kommunikation kostet ihn Zeit und Nerven. Besser ist es, Sie schreiben Ihrem Kollegen über das Messenger-Tool eine kurze Nachricht, was Sie mit ihm besprechen möchten und wann es ihm am besten passt. Mit dieser Nachricht wird Ihr Kollege nicht gestört und kann entspannt antworten. Und vielleicht klärt sich Ihr Thema auch bereits im Chat.

Chat im Messenger-Tool

5. Was haben wir da nochmal besprochen?

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ein externer Anrufer möchte Sie sprechen: “Hallo Frau Glunz, Herr Meyer von Landbau Schröder hier. Ich melde mich bezüglich Ihres Angebotes aus unserem Gespräch auf der Messe im Mai.” Herr Meyer? Landbau Schröder? Puh, da war mal was … Jetzt nachlesen zu können, was und wann Sie mit Herrn Meyer besprochen haben, wäre praktisch. Mit der digitalen Kundenakte in infra-struktur kein Problem. In der Kontakthistorie sehen Sie auf einen Blick was, wann, wer zuletzt mit dem Kunden besprochen hat.

Kontakthistorie

 

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